HORENSO
.jpg)
1.jpg)
Ho (報) ren (連) So (相)
Ho (報) ren (連) So (相) เป็นปรัชญาในการสื่อสารที่สำคัญในสังคมญี่ปุ่น ซึ่งมีเป้าหมายเพื่อเสริมสร้างความเข้าใจและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง โดยปรัชญานี้ประกอบด้วยสามองค์ประกอบหลัก คือ:
Ho (報) - การรายงาน (Reporting)
การรายงานคือการให้ข้อมูลหรือรายงานสถานการณ์ต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานหรือปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาทราบข้อมูลต่างๆ และสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Ren (連) - การติดต่อ (Contacting)
การติดต่อสื่อสารที่ต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานร่วมกัน หากมีปัญหาหรือความไม่ชัดเจนในการทำงาน ควรติดต่อและสื่อสารกับหัวหน้าอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
So (相) - การปรึกษา (Consulting)
การปรึกษากับหัวหน้าหรือผู้ที่มีประสบการณ์ในการแก้ไขปัญหาเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อมีความไม่แน่ใจหรือเผชิญกับอุปสรรคในการทำงาน การปรึกษาช่วยเพิ่มความชัดเจนและทางเลือกในการแก้ไขปัญหา
การใช้แนวทาง Ho ren so ช่วยส่งเสริมการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ โดยให้มีการรายงานข้อมูลที่ชัดเจน การติดต่อสื่อสารที่ดี และการปรึกษาเมื่อเกิดปัญหาหรือความไม่แน่ใจ ซึ่งเป็นการสร้างความเข้าใจและความร่วมมือที่ดีในองค์กร.
Ho( 報告) Houkoku
Ho( 報告) Houkoku คือ การรายงาน ซึ่งการรายงานนั้นจะต้องเน้นเรื่อง ความถูกต้อง รวดเร็ว และข้อมูลที่ครบถ้วน ในมุมมองของผู้เขียนคิดว่า ถ้าเราอยู่ในองค์กรญี่ปุ่น เราควรให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ให้มาก เพราะวัฒนธรรมการทำงานของคนญี่ปุ่น ชอบที่จะให้เรารายงาน ความคืบหน้าของงานในทุกๆเรื่อง อาจจะผ่านการสื่อสารในที่ประชุม หรือ ผ่านการส่งอีเมลล์ โดยเน้นการสื่อสารแบบทั่วถึง เช่น การส่งอีเมลล์ถึงผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทุกครั้งที่มีการรายงานให้รับรู้รับทราบกระบวนการทำงานร่วมกัน ถ้างานนั้นมีการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือเข้าใจไม่ตรงกัน ก็จะได้มีการบอกกล่าวร่วมกัน และแก้ปัญหาตั้งแต่เบื้องต้น โดยญี่ปุ่นเป็นชาติที่เน้นการทำงานเป็นทีมอยู่แล้ว เพราะฉะนั้น จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ หัวหน้าญี่ปุ่นมักจะเป็นฝ่ายรอ ให้ลูกน้องคนไทยรายงานในสิ่งที่ตนได้รับมอบหมาย มากกว่าที่หัวหน้าจะเป็นฝ่ายติดตามงาน ดังนั้นทางผู้เขียนจึงอยากจะแนะนำการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้องให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้
ฝ่ายลูกน้อง
หลักการสื่อสารที่ลูกน้องต้องลงมือปฎิบัติต่อหัวหน้างานเพื่อให้การสื่อสารนั้นมีประสิทธิภาพในการส่งสารไปถึงหัวหน้าญี่ปุ่น โดยข้อมูลนั้นต้องประกอบด้วย ใคร (Who) อะไร (What ) เมื่อไร (When) ที่ไหน (Where) (Why)ทำไม และ อย่างไร (How ) หรือใช้ทฤษฎี 5W1H มาปรับใช้ในการทำงานนั่นเอง ซึ่งข้อมูลของการสื่อสารนี้ เป็นส่วนหนึ่งของกระบวน การ “Kaizen “ คือ ทฤษฎีเกี่ยวกับการบริหารการจัดการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยทฤษฎีนี้ในการทำงาน จะต้องมีพัฒนาต่อเนื่องและต้องอาศัยความร่วมมือทั้งของหัวหน้าและลูกน้องด้วย อธิบายเพิ่มเติมของทฤษฎี ไคเซ็น “Kaizen “ มาจาก คำว่า Kai (ไค) ที่แปลว่า การเปลี่ยนแปลง และ zen (เซ็น) ที่แปลว่า ดี ความหมายตรงตัว คือ การพัฒนาที่ดีนั่นเอง การส่งสารหรือข้อมูลไปยังฝ่ายหัวหน้า ลูกน้องควรมีการเตรียมข้อมูลดังนี้
1) ใคร (Who) คือ บุคคลที่เกี่ยวข้องกับ เรื่องที่ประเด็นที่กำลังจะกล่าวรายงาน เช่น ในการส่งอีเมลล์ จะต้อง CC ผู้เกี่ยวข้องคนไหนบ้าง ลูกน้องควรรวบรวมข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนทำการรายงานไปยังหัวหน้า
2)อะไร (What ) คือ เรื่องหลักที่จะไปพูดกับหัวหน้างาน คือ จะชี้แจงประเด็นอะไร หรือวัตถุประสงค์ในการที่จะสื่อสารกับหัวหน้างาน
3)เมื่อไร (When) คือ งานที่กำลังคุยหรือปรึกษากับหัวหน้านี้ จะต้องดำเนินการเมื่อไหร่ กระบวนการในการทำงานใช้เวลาแค่ ไหน ควรมีการระบุเวลาให้ชัดเจน
4)ที่ไหน (Where) คือ เรื่องที่กำลังดำเนินนั้นเกิดขึ้นที่ไหน
5)ทำไม (Why) คือ เหตุใดจึงทำเช่นนั้น ลูกน้องควรชี้แจง เหตุผลของการทำกระบวนการนั้น ในกรณีที่มีความคิดเห็นต่าง จากหัวหน้า ควรมีข้อมูลประกอบเพิ่มเติม เช่น เอกสารต่างๆ เป็นต้น
6)อย่างไร (How ) คือ เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทำนั้นเป็นอย่างไรบ้าง เมื่ออธิบายนโยบายกระบวนการหรือขั้นตอนอาจมี กระบวนการทำงานเป็นแบบใด ควรชี้แจ้งให้หัวหน้าได้รับทราบ
เพิ่มเติมในการสื่อสารกับหัวหน้าญี่ปุ่น ก่อนที่จะมีการสื่อสารกับหัวหน้าทุกครั้ง ควรมีการเกริ่น เรื่องที่จะพูดก่อน เพราะ คนญี่ปุ่น จะความสำคัญของลำดับขั้นในการทำงานมาก และสรุปใจความสำคัญของเรื่องมากกว่าที่จะอธิบายรายละเอียด ถ้าเราเกิดพูดอะไรไปโดยที่ไม่มีหัวข้อ แล้วเอาแต่พูดอยู่ฝ่ายเดียว หัวหน้างานอาจจะเกิดความสับสนและไม่เข้าใจได้และฝ่ายลูกน้องจะเสียเวลาในการสื่อสารกับหัวหน้า ถ้าจะต้องอธิบายอีกครั้งอาจนำไปสู่ความไม่พอใจ ว่าหัวหน้างานไม่เข้าใจในสิ่งที่ตนอธิบาย ทำให้เกิคอคติในการทำงานกับหัวหน้างานคนนั้นได้
ฝ่ายหัวหน้างาน
หัวหน้างาน ควรมีทักษะการเป็นนักฟังที่ดี เปิดใจกว้างและเป็นกลาง ในการคุยกับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน มีปฎิสัมพันธ์กับลูกน้องด้วยความเอาใจใส่ อาจมีการจัดประชุม อาทิตย์ละครั้ง เพื่อการติดตามความคืบหน้าในการทำงาน และไตร่ถามความคืบหน้าของงานทุกครั้งถ้าลูกน้องไม่มีการรายงานให้หัวหน้างานทราบ
.jpg)
.jpg)
Ren (連絡) Renraku
Ren (連絡) Renraku – การติดต่อที่มีประสิทธิภาพในการทำงานระหว่างหัวหน้างานและลูกน้อง
การติดต่อ (Renraku) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการสื่อสารระหว่างหัวหน้างานและลูกน้อง โดยการประสานงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยฝ่ายลูกน้องและหัวหน้างานมีบทบาทที่แตกต่างกันในการทำการติดต่อกันอย่างเป็นระบบ
ฝ่ายลูกน้อง
การสื่อสารกับหัวหน้า
ติดต่อและรายงานกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องและทันเวลา
ควรติดต่อผ่านช่องทางที่เหมาะสมในกรณีที่มีข้อมูลสำคัญหรือด่วน เช่น โทรศัพท์หรือแอปพลิเคชันก่อนส่งอีเมล
หลังจากการติดต่อแล้ว ควรสรุปข้อมูลสำคัญและกระบวนการทำงานผ่านอีเมลอีกครั้งเพื่อให้หัวหน้างานได้รับข้อมูลอย่างเป็นทางการ
การตัดสินใจกระบวนการทำงาน
ติดต่อหัวหน้างานก่อนทำการตัดสินใจใด ๆ ที่มีผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน โดยไม่ข้ามขั้นตอนหรือทำการตัดสินใจเอง
เข้าใจสไตล์การทำงานของหัวหน้า
ลูกน้องควรทำความเข้าใจรูปแบบการทำงานของหัวหน้า เช่น การชอบการอธิบายรายละเอียด เพื่อให้สามารถปรับตัวและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ฝ่ายหัวหน้างาน
จัดสรรเวลาให้เหมาะสม
หัวหน้างานควรให้ความสำคัญกับงานที่ลูกน้องต้องการติดต่อ โดยต้องติดตามผลการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารข้อมูลข่าวสารใหม่
ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหรือข่าวสารใหม่ หัวหน้างานต้องติดต่อและแจ้งให้ลูกน้องทราบอย่างเป็นทางการ โดยการใช้ช่องทางเดียวกัน เช่น อีเมล
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างดี โดยการเข้าใจในกระบวนการติดต่อและการสื่อสารที่เป็นระบบจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันระหว่างหัวหน้างานและลูกน้อง
.jpg)
So ( 相談 )Sodan
So ( 相談 )Sodan คือ การปรึกษาหารือ เป็นการปรึกษาหารือกับผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น ในกรณีต้องการระดมสมองของทีม โดยลูกน้องควรจะมีการสรุปประเด็น พร้อมกับเตรียมนำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาไว้ด้วย หรือในกรณีเกิดข้อสงสัยปัญหาต่างๆ โดยกระบวนการปรึกษาที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง มีดังนี้
ฝ่ายลูกน้อง
1) ปรึกษาในกรณีเกิดอุปสรรค ปัญหา หรือข้อผิดพลาดในการทำงาน ลูกน้องควรมีการขอคำปรึกษากับหัวหน้างานในความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ซึ่งถ้าลูกน้องมีการทำตามกระบวนการ Ho ,Ren ตามลำดับมาก่อนหน้านั้นแล้ว หัวหน้างานก็จะสามารถรับรู้ความคืบหน้าของกระบวนการทำงานจึงไม่จำเป็นต้องอธิบายตั้งแต่ขั้นต้น พอถึงกระบวนการนี้ลูกน้องก็สามารอธิบายต่อ หัวหน้างานได้เลย โดยหน้าที่ความรับผิดชอบในงานจะไม่ใช่แค่ลูกน้อง แต่จะส่งผลไปถึงหัวหน้าและทีมช่วยกันแก้ไขปัญหาได้ทันถ่วงที
2)ปรีกษาในกรณีต้องการระดมสมอง งานบางงานต้องการนำเสนอไอเดีย หรือการตัดสินใจของหลายฝ่าย ลูกน้องควรแจ้งให้หัวหน้างานทราบ ก่อนมีการปรีกษาในทีมร่วมตัดสินร่วมกัน โดยให้หัวหน้างานเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจลำดับสุดท้าย ซึ่งควรจะมีการนัดหมายล่วงหน้า บอกถึงประเด็นสำคัญในการพูดคุย ชี้แจงข้อเท็จจริง ไม่ปกปิดข้อมูลหรือปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อจะได้มีการตัดสินใจและแก้ไขปัญหาบางอย่างได้ทันถ่วงที
3) การปรึกษากับหัวหน้างาน ลูกน้องควรจะยอมรับฟังความคิดเห็นของหัวหน้างาน หรือถ้ามีข้อเสนอแนะ โต้แย้ง ควรมีข้อมูลมาสนับสนุนสิ่งนั้น แม้ว่าจะคิดแตกต่างกันแต่สุดท้ายให้ยอมรับการตัดสินใจของหัวหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงอคติและข้อขัดแย้งที่จะเกิดขึ้น
ฝ่ายหัวหน้างาน
หัวหน้างานควรจะยอมรับฟังและยอมเข้าใจว่า ปัญหาในการทำงานสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และสามารถหาแนวทางแก้ไขให้กับลูกน้องได้ ถ้าหัวหน้าไม่เชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ก็ควรหาทีมงานหรือลูกน้องที่มีความสามารถมาช่วยแก้ปัญหาเรื่องนั้น โดยไม่ปล่อยให้ลูกน้องต้องแก้ปํญหากันเอง หรือ ไม่ยอมตัดสินใจ ดำเนินการอะไรสักอย่าง เพราะจะทำให้งานไม่มีประสิทธิภาพและแผนงานหยุดชะงักได้ ปล. หัวหน้าควรกล่าวชมเชยในบางครั้ง เพื่อให้ลูกน้องเกิดความความภูมิใจในผลงานในบางครั้ง งานก็จะดีมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในการว่ากล่าว ตักเตือน ควรหลีกเลี่ยงใช้คำในเชิงลบ และอคติเมื่อลูกน้องทำงานผิดพลาดเช่นกัน จากการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง จะเห็นว่ามีความสำคัญต่อองค์กรอย่างมาก ตรงกับสำนวนไทยที่ว่า” น้ำพึ่งเรือเสือพึ่งป่า” เพราะฉะนั้นเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี ผู้เขียนคิดว่า ทฤษฎีการสื่อสารแบบ ” Ho Ren So” นี้เป็นสิ่งที่ช่วยให้หัวหน้าและลูกน้องทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
.jpg)
