พวกเราหลายคนอาจเคยทำงานกับคนญี่ปุ่นและน่าจะรับรู้ถึงสปิริตทีมเวิร์คที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งก็ชวนขบคิดไม่น้อยว่าพวกเขามีวิธีสื่อสารคุยงานกันอย่างไร?
ต้องไม่ลืมว่าในปี 2019 ญี่ปุ่นยังคงเป็นประเทศที่เข้ามาลงทุนโดยตรง (FDI) ในประเทศไทยสูงสุดเป็นอันดับที่ 2 ด้วยมูลค่าสูงถึง 79,265 ล้านบาท
คนไทยยังต้องเจรจาติดต่อหรือทำงานในองค์กรญี่ปุ่นที่อยู่ในเมืองไทยอีกเยอะ การเรียนรู้วิธีการสื่อสารทำงานแบบญี่ปุ่น จึงมีความสำคัญสู่ความสำเร็จร่วมกัน
และการสื่อสารคุยงานรูปแบบหนึ่งที่ปฏิบัติกันในทุกองค์กรญี่ปุ่น ทุกเพศทุกวัย และเป็นมาช้านานแล้ว! คือสิ่งที่เรียกว่า “โฮเรนโซ” (Ho-Ren-So)
คุณ Eitaro Kono ผู้บริหารใหญ่ IBM Japan และผู้เขียนหนังสือขายดีที่ได้รับการแปลมาเป็นภาษาไทยอย่าง เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็จะแซงหน้าคน 99% ได้แล้ว ถึงกับกล่าวยกย่องให้โฮเรนโซเป็น “หัวใจหลัก” ในการทำงานที่ IBM Japan (และบริษัทญี่ปุ่นอื่นๆ ทุกที่) เขาไม่ได้มองว่ามันคือสไตล์การสื่อสาร แต่เป็นระบบการแก้ปัญหาเลยต่างหาก
Ho-Ren-So คืออะไร?
คือกฏเหล็กในการสื่อสารทำงานในองค์กรญี่ปุ่น ประกอบไปด้วย 3 ส่วน ดังนี้
1. Ho 【報】
ย่อมาจากคำเต็มว่า Ho-ko-ku 【報告】 แปลว่า “การรายงาน”
วัฒนธรรมองค์กรญี่ปุ่นทำงานเป็นทีม ให้ความสำคัญกับการรายงานความคืบหน้ามากเว่อร์ (Up-to-date) พนักงานจะรายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าและทีมทราบทุกวันเพื่อให้ทุกฝ่ายมีข้อมูลที่ถูกต้องตรงกัน ขณะเดียวกัน หัวหน้าจะได้เช็คไปในตัวว่าลูกน้องทำงานไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่
แล้วเราควรรายงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?
เคล็ดลับหนึ่งที่เริ่มใช้กันสมัยบริษัทญี่ปุ่นบุกอเมริกา (จริงๆ คือได้รับอิทธิพลมาจากอเมริกา) คือ “5W1H” (Who, What, When, Where, Why, และ How) ซึ่งครอบคลุมตอบผู้รับสารให้เข้าใจได้ครบทุกประเด็น
คุณ Eitaro Kono ยังแนะนำว่า การรายงานให้แก่ทีม เราควรปรับ ‘คำ’ ให้สอดคล้องกับระดับความรู้หรือวัฒนธรรมของทีมด้วย
ตัวอย่างง่ายๆ เช่น คุณเขียนอีเมลเป็นภาษาอังกฤษระบุว่า ร้านค้าของลูกค้าตั้งอยู่ที่ “ชั้น 1” (ชั้นพื้นดิน)
คุณเรียนจบจากอเมริกามา คุณคุ้นเคยดีว่าชั้น 1 (พื้นดิน) ในภาษาอังกฤษแบบอเมริกันคือ “First floor”
แต่เพื่อนร่วมทีมส่วนใหญ่ที่เหลือของคุณจบจากอังกฤษมาทั้งหมด ซึ่งพวกเขาคุ้นเคยดีว่าชั้น 1 (พื้นดิน) เรียกว่า “Ground floor”
เมื่อคุณรู้แบบนี้ ก็ควรปรับคำให้สอดคล้องกับเพื่อนร่วมทีม และอาจวงเล็บเสริมไปด้วยว่า (street-level) เพื่อป้องกันความผิดพลาด เพื่อการสื่อสารที่ถูกต้องชัดเจนที่สุด
2. Ren 【連】
ย่อมาจากคำว่า Ren-ra-ku 【連絡】 แปลว่า “ติดต่อ/แจ้งให้ทราบ”
แจ้งข้อมูลข่าวสารแก่หัวหน้าทีมและผู้เกี่ยวข้องให้รับรู้ หรือมีปัญหาอะไรที่กระทบเรื่องงานก็ให้แจ้งทันทีก่อนจะสายเกินไป
เช่น เริ่มรู้สึกเป็นไข้ อ่อนเพลีย ไม่รับรู้รสชาติอาหาร แม้อาการจะแค่อ่อนๆ ไม่รุนแรงแต่ให้รีบแจ้งเผื่อติดโควิด-19 ขึ้นมาจะได้รับมือทัน รวมถึงเรื่องยิบย่อยไม่ว่าจะ รถไฟขัดข้องจนมาประชุมไม่ทันแน่ๆ ก็ต้องรีบแจ้งคนในทีมล่วงหน้าเช่นกัน
คุณ Eitaro Kono ยังบอกเคล็ดลับว่า การแจ้งเพื่อ “อธิบาย” อะไรนั้นควรอธิบายเริ่มจาก “ใหญ่ไปหาเล็ก” ให้อีกฝ่ายเห็นภาพใหญ่ของเหตุการณ์ จากนั้นหยิบยกเฉพาะประเด็นสำคัญๆ มาพูด ก่อนปิดท้ายด้วยรายละเอียดลงลึก
เขาเปรียบเปรยว่าให้เริ่มจาก ป่า ต้นไม้ ใบ้ไม้
การแจ้งอะไรควรพูดให้ “มั่นใจ” หนักแน่นชัดเจนไปเลย
แทนที่จะพูด “คิดว่าน่าจะสาย” ให้เปลี่ยนเป็น “ไปสายแน่ๆ”
แทนที่จะพูด “สรุปงานภาพรวมมาได้ประมาณนี้” ให้เปลี่ยนเป็น “สรุปงานมาดีแล้ว”
นอกจากนี้ หากมีหลายประเด็นที่ต้องแจ้ง ควรพูดระบุก่อนว่ามีกี่ประเด็น เช่น รายงานความคืบหน้าโครงการมีอยู่ 3 ประเด็นด้วยกัน และแทนที่จะพูดว่า “ก่อนอื่น” ให้เปลี่ยนเป็น “อันดับแรก” จะให้ความรู้สึกเรียงลำดับตรรกะมากกว่า
3. So 【相】
ย่อมาจากคำว่า So-dan 【相談】 ที่แปลว่า “ปรึกษา”
ก่อนตัดสินใจการใหญ่ควรไปปรึกษากับทีมก่อน เพราะญี่ปุ่นทำงานเป็นทีม จะมาบู่มบ่ามไม่ได้
ญี่ปุ่นโอเคกับการปรึกษาเป็น ‘กลุ่ม’ หลายคน มองว่าเราทำงานเป็นทีมยิ่งต้องช่วยเหลือกัน ประเด็นนี้จะเกิดบ่อยมากกับพนักงานเข้าใหม่ที่อยู่รุ่นเดียวกันและไปปรึกษารุ่นพี่(เซมไป)ที่ทำงาน โบนัสที่ได้จากการเปิดใจบอกปัญหาให้ทีมรับฟังยังช่วย “กระชับความสัมพันธ์” ให้แน่นแฟ้นขึ้นได้
การความแตกต่าง(หรือไม่รู้)ของวัฒนธรรมก็สร้างความเข้าใจผิดได้ ผู้บริหารญี่ปุ่นที่คุมลูกน้องชาวอเมริกันเคยเข้าใจผิดว่าพนักงานคนนี้ไม่ให้ความร่วมมือ เนื่องจากมักลุยเดี่ยว เหมือนมีปัญหาส่วนตัว แลดูทำงานไม่เข้าพวก เพราะมีอะไรไม่ยอมมาเปิดใจปรึกษา แต่เลือกที่จะเก็บไว้กับตัวและหาทางแก้ไขเอง (ทั้งที่จริงๆ ไม่มีอะไรเลย)
นอกจากนี้ คุณ Sasaki Keiichi นักโฆษณาแถวหน้าของญี่ปุ่น และผู้เขียนหนังสือชื่อดังอย่าง แค่ใช้คำให้ฉลาด ก็เพิ่มโอกาสจาก 0 เป็น 100 ยังแนะนำเคล็ดเล็กๆน้อยๆ ในการปรึกษาว่า ก่อนจะนัดแนะปรึกษาใครได้ เราต้องได้รับความสนใจจากเค้าก่อน
แทนที่จะพูดว่า “พอมีเวลาว่างสักครู่ไหมครับ” ให้เปลี่ยนเป็น “ผมขอเวลาแค่ 2 นาทีครึ่งนะครับนาย”
การบอกเวลาเป็นตัวเลข ทำให้อีกฝ่ายแบ่งเวลามาให้เราได้ชัดเจน
และการเพิ่ม ‘ครึ่ง’ เข้าไป ช่วยเพิ่มความละเอียด อีกฝ่ายมีแนวโน้มเห็นใจและมอบเวลาให้ (‘ครึ่งนาที’ ก็มีความหมาย!)
เพื่อประสิทธิภาพสูงสุด คนขอคำปรึกษาควรเตรียมแนวทางแก้ปัญหาคร่าวๆ ของตัวเองไปด้วย…ไม่ใช่ไปตัวเปล่า แน่นอนว่ามันคงเป็นแผนการแบบหยาบๆ ยังมีจุดตำหนิ(ถ้ารู้คงไม่มาปรึกษาแต่แรก) แต่ก็ช่วยให้อีกฝ่ายเห็นภาพรวมของสถานการณ์มากขึ้น วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาทั้งสองฝ่าย
Ho-Ren-So ก็เหมือนกับที่คุณ Eitaro Kono บอก มันอาจไม่ใช่แค่วิธีการสื่อสาร แต่เป็น “ระบบการแก้ปัญหา” ต่างหาก เมื่อทุกฝ่ายทำอย่างพร้อมเพรียงจนเป็นปกติ แถมยังหล่อหลอมสปิริตความเป็นทีมไปในตัว
.
.
ทำ “แบบประเมินอาชีพ” จาก CareerVisa เพื่อค้นหาสายอาชีพที่ชอบ ไม่แน่นะ คุณอาจเหมาะกับทำ Ho-Ren-So สุโก้ย! ในแบบซาลารี่แมนญี่ปุ่นก็เป็นได้!
https://www.careervisaassessment.com/five-shades-assessment-th/
อ้างอิง
- หนังสือ เปลี่ยนวิธีทำงานแค่ 1% คุณก็จะแซงหน้าคน 99% ได้แล้ว โดย Eitaro Kono
- หนังสือ แค่ใช้คำให้ฉลาด ก็เพิ่มโอกาสจาก 0 เป็น 100 โดย Sasaki Keiichi
- https://www.bot.or.th/App/BTWS_STAT/statistics/ReportPage.aspx?reportID=654&language=eng
- https://workinjapan.today/work/japanese-business-philosophy-horenso/
- https://manabink.com/en/2020/01/07/horenso-for-non-japanese-employees-1/
- https://th.hrnote.asia/tips/ho%E5%A0%B1-ren-%E9%80%A3so%E7%9B%B8-japanese-communication-philosophy/
- https://japanintercultural.com/free-resources/articles/horenso-report-contact-and-consult/
