HORENSO

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย HORENSO

Posted by  on 1 กันยายน, 2012

หากจะพูดถึง HORENSO หลายคนอาจมีข้อสงสัยว่าคืออะไร แล้วจะช่วยเพื่อประสิทธิภาพงานได้อย่างไร แต่ในบริษัทประเทศญี่ปุ่นคำนี้จะเป็นที่รู้จักกันดี และถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย
HORENSO มาจากคำในภาษาญี่ปุ่นคือ
    o HOKOKU (โฮโกะกุ) หมายถึง รายงาน
    o RENRAKU (เร็งระกุ) หมายถึง ติดต่อ
    o SODAN (โซดัง) หมายถึง ปรึกษา
    ดังนั้น HORENSO จึงหมายถึง การรายงาน – การติดต่อ – การปรึกษา
     ซึ่งการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อการลดความสูญเสียนั้น ต้องเริ่มต้นด้วยการปรับความคิดและทัศนคติของคนในองค์กร ให้มีจิตสำนึกในงานที่ตนเองทำและรับผิดชอบว่าถูกต้องหรือไม่ มีปัญหาหรือไม่ ต้องเป็นคนช่างสังเกต มี Commonsense สังเกตเห็นสิ่งที่ผิดปกติที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งรายงานผู้บังคับบัญชา เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป ทั้งนี้การที่จะสามารถนำแนวคิดนี้ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลคนในองค์กรต้องมี
     o มนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน – เพื่อให้การทำงานได้รับการสนับสนุนร่วมมือจากทุกฝ่าย
     o รู้จักการรายงาน – โดยแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือสถานการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานให้หัวหน้าได้ทราบ ไม่          ว่าจะสำเร็จหรือไม่ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและแก้ปัญหาต่อไป
     o ประสานงาน – พบปะพูดคุยในเรื่องข้อมูล ความเคลื่อนไหวต่างๆของงานที่จะเป็นประโยชน์
     o การปรึกษาหารือ – ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกับเรื่องที่เกิดขึ้น พร้อมอธิบายและแลกเปลี่ยนความคิด                  เห็น ระหว่างกัน เพื่อหาปัญหาและแนวทางแก้ไข

         HORENSO อาจจะใหม่และแปลกสำหรับบางคน แต่การนำไปใช้นั้นไม่ยากเลย เพียงแค่เริ่มต้นด้วยไม่เพิกเฉยต่อปัญหาในองค์การ คิดที่จะปรับปรุงและพัฒนา เท่านี้ก็จะสามารถทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ที่มา: การอบรม HORENSO เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเพื่อลดความสูญเสีย โดยคุณชำนาญ รัตนากร

การสื่อสารแบบญี่ปุ่น  HO REN SO

มีปรัชญาหรือแนวคิดของชาวญี่ปุ่น ผมเองโดยส่วนตัวเนี่ยผมชอบมากและคิดว่าจะเป็นพิธีการที่จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นลดความสูญเสียลดความไม่เข้าใจกันรวมทั้งจะช่วยปรับทัศนคติมุมที่มีต่อคนทำงานในองค์กรโดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้ากับลูกน้องได้อย่างดีเลยทีเดียวนะครับ แนวคิดนี้เรียกว่า Ho Ren So

Ho Ren So ที่เป็นองค์กรญี่ปุ่นที่มาตั้งโรงงานอยู่ในประเทศไทยเนี่ยผมเชื่อว่าเขาจะคุณชินและองค์กรอย่างไทยๆของเราเนี่ยนะครับหลายๆองค์กรก็นำแนวคิดแนวทางแบบนี้ออกมามาใช้  แต่ไม่ได้เอาใช้แบบเต็มรูป 

ในการทำงานเนี่ยมันมีความจำเป็นที่เราจะต้องฝึกฝนท่านในฐานะที่เป็นหัวหน้างานเป็นผู้จัดการมีความจำเป็นที่ต้องฝึกฝนลูกน้องของท่านให้มีจิตสำนึกในการทำงานในบางเรื่องงมีความรับผิดชอบในบางอย่างเพื่อให้เขาเนี่ยสามารถจัดการงานในหน้าที่ของเขาได้ดีลดปัญหาในการดำเนินงานลดข้อผิดพลาดรวมทั้งจะช่วยให้เขาเป็นคนมีเซ้นส์ในการสังเกตสิ่งที่ผิดปกติและดำเนินการแก้ไขให้ทันท่วงทีหากมันมีความเสี่ยงหรือมันมีแนวโน้มที่อาจจะเกิดปัญหาต่อไปนะครับมาดูตัวแรกกันนะครับ

 มาดูตัวแรกกัน

“โฮ โกะกุ”  ho =  報告  (houkoku)  คือ  การรายงาน   หมายความว่า เราจะรายงานผลงานต่าง ๆ ให้ผู้สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Where, When, Why and How) โดยรายงานผลเมื่อเสร็จสิ้นเพียงครั้งเดียว หรือถ้าเป็นงานที่ใช้เวลานาน อาจมีการอัพเดทความคืบหน้าเป็นระยะ

ในภาษาไทยนิยมใช้คำว่าการรายงาน  มันหมายถึงการที่เราในฐานะผู้ปฏิบัติงานจะต้องรายงานที่หัวหน้าได้ทราบความคืบหน้าให้ทราบสถานการณ์รวมทั้งได้ทราบผลลัพธ์ของงานที่รับผิดชอบหรือดำเนินการตามที่มอบหมายว่ามันเป็นยังไง  มีความคืบหน้ามีความก้าวหน้าอย่างไร   มีปัญหามีอุปสรรคในการทำงานอย่างไรบ้างนะครับ   นี่คือการรายงานสังเกตดูเนาะบางทีลูกน้องของเราที่ไม่ได้รับการฝึกฝนเนี่ยในเรื่องของโคเดนโซนเนี่ยก็จะคิดว่าเวลาทำงานเรื่องหนึ่งเรื่องใดเนี่ยหัวหน้าคงต้องรู้เองแหละ  ท่านในฐานะหัวหน้าเป็นผู้จัดการเนี่ยลูกน้องก็จะคิดว่าท่านจะต้องรู้เองเพราะท่านเป็นหัวหน้าท่านเป็นผู้บังคับบัญชาเขาก็เลยไม่ได้มารายงาน ให้เราทราบ  งานมันคืบหน้าอะไรอย่างไรบ้าง  มันเจอสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ตรงไหนบ้าง   ผลลัพธ์ของงานที่ได้เมื่อเทียบกับที่ตั้งเป้าไว้เป็นอย่างไรบ้าง    เขาก็ไม่ได้มาบอกการปลูกฝังให้ลูกน้องของท่านรู้จักเรื่อง Ho โฮคุกุ หรือ  การรายงาน อะไรกัน ผมเชื่อว่าจะช่วยให้เราเข้าใจกันมากขึ้น  เรา up Today กับสถานการณ์ต่างๆได้ดีมากขึ้นนะครับเวลา มันจำเป็นเมื่อลูกน้องรู้ ท่านก็ควรที่จะต้องรู้  ในทำนองเดียวกัน เมื่อท่านรู้ก็ควรบอกกับลูกน้องสักหน่อยว่า ท่านได้รู้อะไรบ้าง มันคือการสื่อสารจากหัวหน้าไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา โดยเฉพาะสื่อสารเป้าหมาย  โดยเฉพาะสื่อสารผลลัพธ์ของงานลงไป   เวลาไปทำเรื่องหนึ่งเรื่องใดตามมามันจะได้เข้าใจในสิ่งที่ถูกต้อง ทิศทางเดียวกันนั่นเองนะ

“เร็น ระกุ”  Ren = 連絡  (Renraku)  คือ  การติดต่อ/แจ้งข้อมูล  หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ต่อผู้สั่งงาน หรือผู้เกี่ยวข้องให้ทราบ 

    มันหมายถึงการติดต่อ บ้างก็เรียกว่า การแจ้งไม่ว่าจะเป็นการแจ้งด้วยวาจา  ว่าจะการแจ้งทางอีเมลการแจ้งเตือนโทรศัพท์หรือโซเชียลออนไลน์อื่นใดก็ตามรวมทั้งการแจ้งเป็นบันทึกข้อความด้วยจะแจ้งด้วยวิธีการใดก็ตาม  หมายถึงให้ลูกน้องของท่านรู้จักและก็ตระหนักลงมือทำ ในเรื่องของการแจ้ง แจ้งอะไรฮะแจ้งให้ท่านทราบถึงจุดสำคัญที่มันอาจจะมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จนสำคัญที่ต้องดำเนินการนะครับ  แล้วก็ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินการในเรื่องนั้น ๆ นะครับ  การรายงานอาจเป็นรายงาน ฟูลรีพอร์ด หรือเป็นรีพอร์ดที่เป็นกิจลักษณะ  เรน รากุ  มันเป็นเรื่องที่เป็นการแจ้งในเรื่องที่เป็นปัจจุบันทันด่วน หมายถึงขั้นที่ต้องทำร้ายกันแจ้งให้ทราบว่าสิ่งที่เขาจะดำเนินการมันเป็นอย่างไรบ้าง  นะครับที่สำคัญ จุดที่จะต้องระรัดระวังเรื่องอะไรบ้าง

“โซ ดัน”  So = 相談  (Sodan)  คือ การปรึกษา  หมายถึง การปรึกษาผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคต่าง ๆ ในการทำงานนั้น  โดยการปรึกษาที่ดี ผู้ปรึกษาควรมีการเตรียมแนวทางการแก้ปัญหาของเราเอง ก่อนไปปรึกษาผู้อื่นด้วย

 

หมายถึงการปรึกษาหารือในการดำเนินงานเรื่องใดๆเนี่ยนะครับมันจำเป็นต้องสอนให้ลูกน้องของท่านมาปรึกษาหารือมาพูดคุย กับเพื่อนร่วมงานก็ดี  กับคนที่เกี่ยวข้องก็ดี  อาจจะอยู่ต่างหน่วยงานก็ได้   นะครับ รวมทั้งท่านในฐานะที่เป็นผู้บังคับบัญชา   คงต้องให้ลูกน้องเนี่ยมาโซดัน คือมาขอคำปรึกษาแนะนำกับท่าน นะครับ   ในทำนองเดียวกันท่านก็สามารถที่จะไปให้คำปรึกษาแนะนำกับตัวน้องได้เช่นเดียวกันนะครับ 

   การที่คำปรึกษาเนี่ยมันมีข้อดีนะครับ   ในแง่ที่จะช่วยให้เขาได้เกิดการเรียนรู้  โดยเฉพาะถ้าเขาทำงานอะไรที่มันผิดพลาดขึ้นมา   เขาจะได้ดูวิธีการแก้ไขอย่างไรจากการให้คำปรึกษากันรวมทั้งอาจจะคุยกัน   ต่อเนื่องไปถึงเรื่องของการวางแผนป้องกัน   ไม่ให้มันเกิดปัญหาแบบด้วยซ้ำในอนาคตนะครับ   Ho Ren So ถือว่าเป็น หัวใจสำคัญของการทำงานเลยทีเดียวนะครับมันช่วยให้มีการติดต่อสื่อสาร 2 ทางระหว่างท่านกับลูกน้อง  และการรายงานก็ดี  การปรึกษาหารือก็ดี ผมเชื่อว่ามันจะช่วยให้การทำงานของท่านเป็นไปแบบราบรื่น ไม่เกินปัญหาการคิดเองเออเอง โดยที่ไม่ ได้ฟัง ไม่ได้ยินถึงเรื่องที่มันเกิดขึ้นจริงๆนะครั  บจะบอกว่าคนที่เป็นหัวหน้างานควรจะเป็นต้องรู้  สิ่งที่เกิดขึ้นกับหน้างาน   แล้วไป สนับสนุนกันไปช่วยเหลือลูกน้องในการจัดการกับปัญหาสถานการณ์นั้น ๆ นะครับ    ถ้ามันขาด HO Ren So ไป มันอาจจะเป็นข้อติดขัดอะไรเบาบางอย่างซึ่ง  อาจทำให้ท่านขับเคลื่อนผลงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร  HoRen จึงเป็นแนวคิดที่สำคัญมาก  ที่ท่านคงจะต้องสอนแนะให้น้อง ๆฝึกปฏิบัตินะครับแล้วก็ให้เขาทำในชีวิตประจำวันในการทำงานของเขา รับรองนะครับมันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของงานได้ดีมากเลยทีเดียว

 ที่มาของข้อมลู คัดลอกจาก HO-REN-SO แนวทางทำงานพื้นฐานที่ช่วยสร้างผลงานและสานสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง

ดร.ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต

 


Visitors: 575,599