เครื่องมือสื่อสารจะทันสมัยแค่ไหน แต่ปัญหาการสื่อสารในองค์กรก็ยังไม่หมดไป
เครื่องมือสื่อสารจะทันสมัยแค่ไหน แต่ปัญหาการสื่อสารในองค์กรก็ยังไม่หมดไป
แม้ว่าปัจจุบันจะมีเครื่องมือสื่อสารที่ทันสมัยแค่ไหน ทั้งการส่งอีเมล์ (E-mail) ระบบ Intranet ภายในองค์กร หลายคนใช้วิธีการสื่อสารแบบไร้สาย หรือติดต่อกันทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ แต่ปัญหาการสื่อสารก็ยังไม่หมดไปซึ่งเรามักจะได้ยินบ่อยครั้งว่า แจ้งอะไร...ไปมีแต่เงียบ ตามแล้วตามอีก ไม่เห็นใส่ใจเลย
ดังนั้น การสื่อสารให้มีประสิทธิภาพนั้น มีองค์ประกอบสำคัญอยู่ 4 ปัจจัย ได้แก่
1.ผู้ส่งข่าวสาร ตัวผู้ส่งข่าวสารไม่ได้ทำความเข้าใจปัจจัยที่เกี่ยวข้องในการรับสาร ทำให้ส่งข้อมูลที่ผู้อื่นเห็นข่าวสาร หรือรับรู้แล้ว ไม่ให้ความสนใจ ไม่ได้ติดตาม ปล่อยผ่านไป คิดว่าไม่สำคัญ ดังนั้น ต้องเร่งแก้ไขที่ผู้ส่งข่าวสาร
2.ผู้รับข่าวสาร มีอาจมีปัญหาในการรับข่าวสาร ไม่มีความถนัดในการใช้เครื่องมือเทคโนโลยี หรือเพิกเฉยต่อข่าวสาร เห็นข้อมูลที่เข้ามามากมาย แต่ไม่ใส่ใจที่จะคัดกรอง ไม่เห็นความสำคัญ ต้องแก้ไขที่ผู้รับข่าวสาร
3.ข้อมูลเนื้อหาสาระของข่าวสาร จากเทคโนโลยีที่ทำให้บางคนถนัดแต่Copy Paste คือการก็อปปี้ แล้วนำมาวางปะไว้ ทำให้ข้อมูลมีมากหลายหน้า ทำให้ผู้อ่าน ผู้รับสารเบื่อที่จะอ่าน เห็นแล้วอาจจะผ่าน ไม่ได้ใส่ใจ
ดังนั้น ต้องแก้ไขที่ผู้ส่งข่าวสาร ที่ต้องมีการสรุป 5 W 1 H ว่าสาระสำคัญของข่าวสารเป็นอย่างไร
ใคร (Who)...ทำอะไร (What)...ที่ไหน (Where)...
เมื่อไร (When)...และอย่างไร (How)...
ผู้ส่งข่าวสารต้องเข้าใจว่า ผู้รับสารบางคนอ่านเฉพาะหัวข้อสรุป หากเขาสนใจในรายละเอียดเขาจึงจะอ่านเพิ่มเติม ผู้ส่งข่าวสารต้องแจ้งผู้รับสารว่า จะต้องทำหรือดำเนินการอย่างไรต่อไป เช่น เขาต้องแจ้งต่อให้ลูกน้องรับทราบ, ส่งรายชื่อลูกน้องเข้ารับการอบรม หรือ ตรวจแก้ไขแล้ว ตอบยืนยันกลับภายในวันที่... เป็นต้น
4.วิธีการส่งสาร แม้ว่าจะมีเครื่องมือสื่อสารจะทันสมัย ทั้งการส่งอีเมล์ (E-mail) ระบบ Intranet ภายในองค์กร ทำให้บางคนเข้าใจว่า ทุกคนในองค์กรได้รับข่าวสารครบถ้วน ไม่มีใครตกข่าว แต่ความเป็นจริง ยังมีบางคนที่ตอบว่า ไม่รู้ ไม่เข้าใจ ยังไม่ทราบเลย
ดังนั้น นอกจากผู้ส่งข่าวสารจะต้องปรับปรุง เรื่อง เนื้อหาสาระของข่าวสารแล้ว วิธีการก็มีส่วนสำคัญ เช่น เรื่องที่สำคัญ อาจจะต้องมีการแจ้งเตือนก่อนถึงกำหนดนัดหมาย หรือโทรศัพท์สอบถามยืนยัน หรือเดินไปหาที่โต๊ะทำงาน บางองค์กรจึงมีข้อกำหนดว่า ทุกวันศุกร์ หรือก่อนหยุดสุดสัปดาห์ ห้ามการส่งอีเมล์ ให้ทุกคนไปพบปะกันที่โต๊ะทำงาน
ดังนั้น การสื่อสารนอกจากการสื่อด้วยลายลักษณ์อักษรแล้ว การพบปะพูดคุยกันก็มีความสำคัญที่จะทำให้ความสัมพันธ์ของทั้งผู้ส่งข่าวสารและผู้รับข่าวสาร สามารถทำความเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น บางคนที่ตั้งแง่ เขม่น ไม่ถูกชะตา เหม็นขี้หน้ากัน ย่อมทำให้เกิดสภาวะบรรยากาศในการทำงานที่อึมครึม ไม่สดใส น่าเบื่อ
ท้ายนี้ขอฝากบทกลอนเตือนสติ ผู้ที่ทำหน้าที่ในการส่งข่าวสาร ต้องมีความเพียร ดังนี้
ถ้าพูดไป เขาไม่รู้ อย่าดุเขา ว่าโง่เง่า งมเงอะ เซอะหนักหนา ตัวเราทำไม ไม่โกรธา ว่าพูดจา ให้เขา ไม่เข้าใจ
กรณีศึกษา : การสื่อสารอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
http://www.oknation.net/blog/Smartlearning/2011/09/21/entry-1
