สวัสดีครับ
ผมอ่านบทความของท่านอาจารย์ พัฒนชัย กุลสิริสวัสดิ์ ได้เขียนบทความได้ดีมาก อ่านแล้วเข้าใจง่ายในการทำกิจกรรม 5 ส.ขอผมขอนุญาตนำมาเผยแพร่ต่อ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด..
5 ส. กับการจัดการสถานที่ทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล
โดย...พัฒนชัย กุลสิริสวัสดิ์
สวัสดีครับ ท่านผู้อ่านที่เคารพทุกท่าน พบกันอีกครั้งนะครับ ฉบับนี้ 65/2555 ตัวเลขเล่มนี้ สื่อความหมาย เป็นนัยที่มีแต่ความสุข ห้า..ห้า..ห้า ขอให้ท่านสมาชิก และ ท่านผู้อ่านทุกท่าน ไร้ทุกข์ มีแต่ความสุข สมชื่อปี 2555 นะครับ สำหรับเล่มนี้เช่นเคยครับ ผมก็ขอชวนคุย และขอ Share ความรู้ กับ ท่านผู้อ่าน ในเรื่อง ของการนำกิจกรรม 5 ส. กับการจัดการสถานที่ทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผล ฟังดูเหมือน ชิล ชิล นะครับ แต่ เราแน่ใจหรือไม่ว่า เรารู้จัก 5 ส. ดีแล้วหรือยัง
กิจกรรม 5 ส จะมุ่งการพัฒนาคนในองค์การ คือ มุ่งให้เพื่อนร่วมงานหันกลับมาพัฒนาตนเองก่อนเป็นอันดับแรก “การฝึกให้รู้จักระเบียบวินัยให้กับตนเอง” แทนที่จะให้คนอื่นมาควบคุมบังคับ คนที่มีอุปนิสัยแบบ 5 ส. จะสามารถควบคุมตนเองได้ และเมื่อควบคุมบังคับตนเอง หรือ จัดระบบระเบียบให้กับตนเองได้แล้ว การจัดระบบระเบียบให้กับการทำงานก็จะเกิดขึ้นตามมา ซึ่งแน่นอนว่าย่อมส่งผลต่อเป้าหมายในการทำงาน
5 ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน
5 ส. ถูกเข้าใจผิด หรือ ถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ซึ่งส่งผลให้องค์การไม่ได้ประโยชน์อะไรเพิ่มขึ้น ซ้ำยังอาจต้องสูญเสียสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น จึงต้องทำความเข้าใจเป้าหมาย และความเป็นจริงของ กิจกรรม 5 ส. ให้ถ่องแท้
ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนเกี่ยวกับ 5 ส. ประการแรก จะพบว่าเพื่อนร่วมงานในองค์การส่วนใหญ่ เมื่อทราบว่าต้องทำ 5 ส. ก็มักจะบ่นว่าเป็นเรื่องจุกจิกบ้าง เสียเวลาทำงานบ้าง บางคนถึงขนาดบอกว่า ของที่วาง(สุมๆ) อยู่บนโต๊ะดีๆ มาให้ย้ายให้เปลี่ยน เวลาจะหยิบใช้เลยหาไม่เจอ ซึ่งบรรดาเพื่อนร่วมงานที่บ่นอย่างนั้นแสดงว่า ยังเข้าใจ 5 ส. “คือการจัดการ “โต๊ะทำงาน” เท่านั้น
ที่ถูกต้อง 5 ส. คือการสร้าง “นิสัย” คือ นิสัยของความมีระเบียบ นิสัยความรับผิดชอบต่อตนเอง และนิสัยที่เอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และที่สำคัญการนำ 5 ส. มาใช้พัฒนาจากระดับใหญ่ ไปสู่ระดับเล็ก แต่เป็นการปลูกฝังความเข้มแข็งให้แก่จุดเล็กๆ เพื่อไปเกื้อหนุนจุดใหญ่ หรือเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพ เพื่อไปเกื้อหนุนองค์การ
ถ้าจะถามผมว่า 5 ส. เสียเวลาไหม ถ้าตอบตรงๆ คงตอบว่าเสีย แต่เสียน้อยกว่าที่จะได้กลับมา ผมยกตัวอย่างเช่น หากเราเริ่มสะสางทุกสิ่งทุกอย่างที่กองรวมกันอยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน หรือที่บ้านก็ตาม อาจใช้เวลาค่อยๆ จัดไป ให้เวลาสัก 1 อาทิตย์ แต่เมื่อเรียบร้อยแล้ว หากต้องการจะหยิบ จะใช้อะไร ไม่ว่าจะเป็นของที่ใช้อยู่เป็นประจำ และของไม่ค่อยได้ใช้ จะสามารถหยิบได้ภายในเวลาไม่ถึงนาที ซึ่งจะแตกต่างกับปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดะเบียบ เราอาจจะหยิบของสักอย่างสองอย่างมาใช้ได้เร็วเพราะคุ้นว่าวางไว้ที่ไหน แต่บางอย่างเราไม่ค่อยได้ใช้ จะหาเท่าไรก็ไม่เจอ ซึ่งเสียเวลา และเสียหายต่องานมากกว่าเสียอีก
ผม ขอพูดง่ายๆ อย่างนี้นะครับ การทำ 5 ส. คือเปลี่ยนจาก “ คุ้นว่าเก็บไว้ตรงนี้ “ เป็น “ แน่ใจว่าเก็บไว้ตรงนี้ “ เปลี่ยนจากคนทีทำอะไรโดยอาศัยความเคยชิน แต่เพียงอย่างเดียว เป็นคนที่ทำสิ่งต่างๆ ด้วยความมั่นใจ เพราะมีพื้นฐานความชัดเจนรองรับอยู่
5 ส. จึงไม่ใช่การพัฒนาโต๊ะทำงาน หรือห้องทำงานของเพื่อนร่วมงาน แต่เป็นการพัฒนาตัวเพื่อนร่วมงานเองดังนั้นจึงไม่แปลก ที่จะกล่าวว่า การทำ 5 ส. คือแนวทางในการพัฒนาทรัพยกรบุคคล แนวทางหนึ่ง และนำไปสู่แนวทางในการพัฒนาทรัพยากรอื่นๆ ขององค์การด้วยเช่นกัน
ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนประการต่อมา คือ แม้เพื่อนร่วมงานเต็มใจหรือพร้อมที่จะทำ 5 ส. แต่กลับลงมือทำ 5 ส. กันอย่างผิดทาง กล่าวคือการทำ 5 ส. ที่ถูกต้องนั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายใดๆ การที่หน่วยงานอ้างว่าทำกิจกรรม 5 ส. ไม่ได้ เพราะไม่มีงบประมาณนั้น แสดงให้เห็นว่ายังไม่เข้าใจกิจกรรม 5 ส. นั้นเอง
สาเหตุตรงนี้ ก็เนื่องมาจากบางหน่วยงานคิดว่าการทำ 5 ส. จะต้องทำให้เป็นระเบียบ ดูแล้วสวยงาม จึงมีการเปลี่ยนของที่ใช้อยู่เป็นของใหม่ เช่น ลงทุนทาสีห้องทำงาน ทำให้ต้องจัดงบประมาณเฉพาะเพิ่มขึ้น ซึ่งถือว่าเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องเป็นอย่างยิ่ง เพราะหลักของ 5 ส. คือต้องใช้ของเก่าให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด
ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาในจุดนี้ หน่วยงานใดที่จะเริ่มทำ 5 ส. ต้องชี้แจงให้คนเข้าใจตรงกันว่า “ การทำ 5 ส. ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายอยู่ที่ความใหม่ แต่อยู่ที่ความเรียบร้อย ประโยชน์ใช้สอยและความประหยัด
ทำไมต้องทำ 5 ส.
ความสำคัญของ 5 ส.
5 ส. เป็นหลักเบื้องต้น / พื้นฐาน ตามทีผมได้กล่าวไว้ข้างต้น มุ่งพัฒนาที่ตนเองก่อน และขยายผลไปยังหน่วยงาน,สถานทีทำงาน เพื่อให้เกิดมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด ปลอดภัย น่าอยู่ น่าทำงาน โดยเกี่ยวข้องกับ 5 ประเด็นสำคัญ ดังนี้
มีความเกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งกับการเพิ่มผลผลิต
มีความเกี่ยวข้องกับการประหยัดทรัพยากร และเวลา
มีความเกี่ยวข้องกับความเชื่อถือของผู้รับบริการ
มีความเกี่ยวข้องกับปัญหามลภาวะ
มีส่วนสนับสนุนให้เกิดการทำงานเป็นทีม และความสามัคคีในหน่วยงาน
โดยพื้นฐานกิจกรรม 5 ส. จะพูดถึงการปรับพฤติกรรมง่ายๆ ในการจัดการข้าวของเครื่องใช้ ในการทำงานของเพื่อนร่วมงานแต่ละคน กล่าวคือ เป็นการจัดระเบียบและปรับปรุงสถานที่ทำงาน หรือสภาพทำงาน และงานของตนด้วยตนเอง เพื่อก่อให้เกิดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อบ มีคุณภาพและประสิทธิภาพอันเป็นพื้นฐานในการพัฒนาบุคคลากร ซึ่งถูกแบ่งเป็น 5 เรื่อง ( 5 ส. )ใหญ่ๆ ตามโครงสร้างด้านล่างดังนี้
ส 1 สะสาง คือ การแยกแยะสิ่งของต่างๆ แยกให้ชัด ขจัดให้ออก แยกสิ่งจำเป็นกับสิ่งที่ไม่จำเป็น ในการสะสางควรพิจารณาดังนี้
ของที่ไม่ใช้ และไม่มีค่า ............... ถ้าทิ้งได้ก็ควรทิ้งไปเลย
ของที่ไม่ใช้ แต่มีค่า ...................... ขายโดยทำให้ถูกขั้นตอน
ของที่ใช้ หรือของที่จะเก็บ ............. เก็บและทำป้ายบอก
ขั้นตอนการสะสาง
การที่จะสะสางอะไรจากหน่วยงานหรือโต๊ะทำงาน ขอให้แน่ใจเสียก่อนว่า ไม่ขัดต่อระเบียบ ข้อบังคับของหน่วยงาน ก็ทำตามขั้นตอนดังนี้
1. สำรวจ สิ่งของต่างๆ ในหน่วยงานโดยเฉพาะบริเวณที่อยู่ในความรับผิดชอบ
2. แยก ต้องเริ่มแยกแยะของที่ต้องการใช้กับของที่ไม่ต้องการใช้ออกจากกัน
3. ขจัด ของที่ไม่ต้องการหรือของที่มากเกินความจำเป็น
ประโยชน์ที่ได้รับจากการสะสาง
1. ขจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ทำให้มีเนื้อที่ใช้สอบมากกว่าเดิม
2. ทำให้ที่ทำงานดูสะอาดตามากยิ่งขึ้น เกิดสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน
3. ลดการเก็บเอกสารซ้ำซ้อน และจะทราบถึงที่อยู่ของสิ่งของต่างๆ
ส 2 สะดวก คือ การจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการนำไปใช้ ทุกคนดูแล้วก็รู้ว่าเป็นอะไร
การทำ “ สะดวก ” นั้นไม่ยาก เพียงแต่เราของที่ได้จากการสะสางในส่วนที่ต้องการเก็บ มาจัดเก็บให้เป็นระเบียบ สะดวกในการหยิบใช้สอย ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องศึกษาหาวิธีเก็บวางสิ่งของโดยคำนึงถึง
- คุณภาพ - ประสิทธิภาพ - ความปลอดภัย
สำหรับหลักการสามารถแยกเป็นหัวข้อดังนี
1. วางของที่ใช้งานให้เป็นที่ มีป้ายบอก
2. การนำของไปใช้งาน ให้เน้นการนำมาเก็บที่เดิม
3. ของที่ใช้อยู่เป็นเป็นประจำ ควรวางใกล้ตัว
4. ของที่ใช้งานจัดเป็นหมวดหมู่ เหมือนการจัดเก็บหนังสื่อให้ห้องสมุด
ขั้นตอนการปฎิบัติเพื่อความสะดวก
- ของที่ไม่ต้องการให้ขจัดทิ้งไป
- ของที่ต้องการจัดวางให้เป็นระเบียบ
- กำหนดวางที่วางให้แน่ชัด แบ่งเขตวางของ
- ทาสี ตีเส้น ให้เห็นได้ได้ชัดเจน
- ของที่มาวางต้องมีป้ายบ่งชี้
- ที่ว่างต่างๆ ให้เขียนลงในตารางตรวจเช็ค
- ตรวจเช็คพื้นที่โดยสม่ำเสมอ
ประโยชน์ที่ได้รับจาก ส. สะดวก
- ขจัดการค้นหาที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ
- ลดเวลาในการทำงาน
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
- ตรวจสอบสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น เน้นคำว่า หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา
- เพิ่มคุณภาพวัสดุอุปกรณ์ เกิดภาพพจน์ที่ดีขององค์การต่อสายตาคนทั่วไป
ส 3 สะอาด คือ การทำความสะอาดสถานที่ อุปกรณ์ สิ่งของ เครื่องใช้ให้น่าดูอยู่เป็นนิจ
จุดที่ให้ความสนใจในเรื่อง ส.สะอาด
- ตามพื้น ฝาผนัง บริเวณมุมอับของห้อง
- ด้านบนและใต้โต๊ะทำงาน ชั้นวางของ ตู้เอกสาร
- บริเวณเครื่องจักรอุปกรณ์ และที่ตัวเครื่องจักร
- เพดาน มุมเพดาน
- หลอดไฟ ฝาครอบหลอด
- ทุกๆ อย่าง ที่อยู่รอบๆ ตัวเรา
ประโยขน์ที่ได้รับจากการทำความสะอาด
- เกิดสภาพแวดล้อมที่ดี น่าทำงาน
- ขจัดความสิ้นเปลืองของทรัพยากร
- เพิ่มประสิทธิภาพเครื่องจักร อุปกรณ์ ลดปัญหาเครื่องจักรเสียบ่อยๆ
- เพิ่มคุณภาพวัสดุอุปกรณ์
ประเด็นสำคัญในการที่จะรณรงค์ให้ทุกคนรักษาความสะอาด คือ หัวหน้างานต้องลงมือทำก่อน
ส 4 สุขลักษณะ คือ สภาพหมดจด สะอาดตา โดยรักษา 3 ส แรกให้คงสภาพ หรือทำให้ดีขึ้นอยู่เรื่อยๆ เสมอ ๆ
สุขลักษณะที่ดี จะเกิดขึ้นได้เมื่อเราทำ 3 ส แรก อย่างต่อเนื่อง และพยายามปรับปรุงให้ดียิ่งๆ ขึ้นไป เพื่อที่จะตรวจสอบว่าได้มีการทำ 3 ส แรก อย่างต่อเนื่องหรือไม่ เราใช้การตรวจพื้นที่อย่างสม่ำเสมอ โดยผู้บังคับบัญชาสูงสุดรวมทั้งอนุกรรมการ 5 ส ของพื้นที่ นั้นๆ
ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำสุขลักษณะ
- สุขภาพที่ดีของเพื่อนร่วมงาน ทั้งร่างกาย และจิตใจ
- ความภาคภูมิใจในความมีชื่อเสียงของหน่วยงาน ซึ่งเป็นผลจากการมีส่วนร่วมในการปรับปรุงของเพื่อนร่วมงาน
- สถานที่ทำงาน เป็นระเบีบบ สะอาด น่าทำงาน
- ความปลอดภัยในการทำงาน
- คุณภาพที่ดีของผลิตภัณท์ และ บริการ
ส 5 สร้างนิสัย คือ การปฎิบัติให้ถูกต้อง และติดเป็นนิสัย ส ที่ 5 นี้เป็นจุดสำคัญที่สุดของกิจกรรม 5 ส เพราะกิจกรรมนี้จะไปได้ดี หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับคนที่นำกิจกรรมไปใช้ ซึ่งความสำเร็จของกิจกรรมเกิดจากทัศนคติของเพื่อนร่วมงาน ต่อการปรับปรุงงานให้ดียิ่งขึ้นอยู่เสมอ แน่ใจได้เลยว่าหน่วยงานที่นำกิจกรรม 5 ส. ไปใช้เพื่อปรับปรุงระบบการทำงาน และสามารถดำเนินกิจกรรมไปได้อย่างต่อเนื่องนั้น จะเป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพเต็มไปด้วยเพื่อนร่วมงานที่มีคุณภาพ ซึ่งสิ่งที่ตามมาคือภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงาน ต่อสายตาคนภายนอก กิจกรรมนี้สิ่งที่กระตุ้นให้ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องก็คือ ตัวหัวหน้านั่นเอง อย่ากลัวว่าปากจะฉีกถึงใบหู ขอให้วหน้าจ้ำจี้ จ้ำไช ลูกน้องให้คำนึงถึงหลัก 5 ส อยู่เสมอ เมื่อว่าจะเริ่มหย่อนต่อกฎระเบีบบ
ประโยชน์ที่ได้รับจากการสร้างนิสัย
- เพื่อนร่วมงานมีคุณภาพ - ความเป็นเลิศ - สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับหน่วยงานและองค์การ
สำหรับผม ขอเพิ่มอีก 2 ส. คงไม่ผิดกติกานะครับ หากท่านผู้อ่าน เห็นด้วยกับผม จะนำไปทดลองใช้ในสถานประกอบการของท่าน ก็ได้นะครับ ไม่มีลิขสิทธิ์ ส. ที่ต่อจาก ส. ที่ 5
ส 6 สิ่งแวดล้อม คือ ทุกสิ่งทุกอย่างที่อยู่รอบตัวเรา ทั้งที่มีชีวิต และไม่มีชีวิต และที่เป็นรูปธรรม (จับต้องได้ มองเห็นได้) และนามธรรม (วัฒนธรรมแบบแผน ประเพณี ความเชื่อ) มีอิทธิพล เชื่อมโยงถึงกันเป็นปัจจัยการเกื้อหนุน ซึ่งกันและกัน สิ่งแวดล้อมต่างๆ ในการทำงาน ที่อยู่รอบๆ ตัวเรา (รูปธรรม) และการปลูกจิตสำนึก ทัศนคติที่ดี (นามธรรม) เป็นปัจจัยในการตัดสิน สมรรถภาพ ในการทำงานของเรา อีกทั้งเป็นตัวบ่งชี้ว่าเรามี นิสัยการทำงานที่ถูกสุขลักษณะ และปลอดภัยหรือไม่ การปฎิบัติตามคำแนะนำ จะทำให้เกิดสิ่งแวดล้อมที่ดี ถูกสุขลักษณะ ซึ่งจะทำให้เกิดประสิทธิภาพ และความปลอดภัยในการทำงานของเพื่อนร่วมงานของเรา และเป็นการสร้างบรรยากาศที่ดี ในการทำงาน ส่งผลให้ผลิตผลของเรามีคุณภาพ
ส 7 สวยงาม คือ สถานภาพของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ที่ก่อให้เกิดความเพลิดเพลิน และความชื่นชมผ่านการเข้าใจและรับรู้ถึงความสมดุลของสิ่งนั้นๆ อาจจะเป็นบุคคล สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่ ที่อยู่รอบๆ ตัวเรา หากเราดำเนินการ 5 ส. และ เพิ่มอีก 2 ส. จนติดเป็นนิสัย และเป็นหลักสำหรับวางรากฐานพัฒนาคน พัฒนาสภาพแวดล้อมในการทำงาน และที่สำคัญพัฒนางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากผู้บริหารไม่ลังเลที่จะเป็นตัวอย่างที่ดีในการทำกิจกรรม 5 ส. หรือ 7 ส. ของผม ให้เพื่อนร่วมงานเห็น และเชื่อมั่นว่า นี่คือแนวทางที่ดี ที่จะช่วยให้การทำงานของตนเองสำเร็จไปได้ง่ายขึ้น 5 ส. หรือ 7 ส. จึงเปรียบเสมือนจุดร่วมในองค์การ ที่ยึดเหนี่ยวให้ทั้งหมดก้าวหน้าไปในทิศทางเดียวกันในการพัฒนาคุณภาพ และเพิ่มผลผลิต ให้กับองค์ของท่าน อย่างต่อเนื่อง
คำถามชวนคิด
“ ลูกน้องเชื่อในสิ่งที่เราพูด หรือ เชื่อในสิ่งที่เราทำ “
“ เป็นผู้ให้ก่อนเป็นผู้รับ หรือ เป็นผู้รับก่อนเป็นผู้ให้ “
ยกระดับการเพิ่มผลิตภาพ ความปลอดภัยในองค์กรด้วย กิจกรรมด้านความปลอดภัย เพื่อทุกคน...
