HO REN SO " โฮ เร็น โซ " เคล็บลับที่ให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากกว่าใคร
เคยเป็นไหม ตั้งใจทํางานอย่างเต็มที่ แต่หัวหน้ากลับไม่เคยเห็นผลงาน เตรียมพรีเซนต์ไม่ได้นอน แต่ต้องโดน ลูกค้า Reject ตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มพรีเซนต์ คุยกับพ่อแม่ทีไร ต้องออกนอกประเด็นทุกครั้ง หลายครั้งที่รู้สึกว่า ทําไม อีกฝ่ายกิ่งฟังไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจในสิ่งที่เราพูด ทั้งที่เราตั้งใจนําเสนออย่างจริงจัง เราขอบอกว่า ทันที่ที่ คุณได้อ่านบทความนี้ คุณจะเป็น 1% ที่เป็นผู้โชคดี ที่จะมีการพัฒนาเพิ่มประสิทธิภาพการทํางาน และการ ติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ดีกว่าเดิม
UNLOCKMEN มีโอกาสได้อ่านหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทํางานแค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โค โนะ เอตาโร่ ผู้บริหารของบริษัท IBM JAPAN ที่มีแนวคิด เทคนิคง่าย ๆ ที่เราสามารถปรับตาม เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพตนเองให้การติดต่อ ทํางาน สื่อสารได้ดีกว่าเดิม เราเลยไม่พลาดที่จะนําเรื่องราวดี ๆ มาแชร์กัน ซึ่งเทคนิคนี้เรียกว่า “โฮเร็นโซ”
โฮเร็นโซ เป็นภาษาญี่ปุ่น ที่รวมมาจากคํา 3 คําคือ โฮโกะกุ เร็นโกะกุ และ โซดิน ซึ่งแต่ละคํามีความหมายให้ จําง่าย ๆ ได้ดังนี้
“โฮ โกะกุ” ho = ge (houkoku) คือ การรายงาน หมายความว่า เราจะรายงานผลงานต่าง ๆ ให้ผู้ สั่งงานทราบแบบ 5W1H (Who, What, Where, When, Why and How) โดยรายงานผลเมื่อเสร็จสิ้นเพียง ครั้งเดียว หรือถ้าเป็นงานที่ใช้เวลานาน อาจมีการอัพเดทความคืบหน้าเป็usะยะ
“เร็น ระกุ” Ren = EKธิ์ (Renraku) คือ การติดต่อ/แจ้งข้อมูล หมายถึง การแจ้งข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ต่อผู้สั่งงาน หรือผู้เกี่ยวข้องให้ทราบ
“โซ ดัน” So = *REX (Sodan) คือ การปรึกษา หมายถึง การปรึกษาผู้เกี่ยวข้อง เมื่อมีอุปสรรคต่าง ๆ ใน การทํางานนั้น โดยการปรึกษาที่ดี ผู้ปรึกษาควรมีการเตรียมแนวทางการแก้ปัญหาของเราเอง ก่อนไปปรึกษาผู้ อื่นด้วย
สําหรับการโอเร็นโซนั้น เรามีเทคนิคดี ๆ ให้คุณลองนําไปปรับใช้ในชีวิตประจําวันกับ แนะนําให้ลองปรับวันละนิด คุณจะรู้สึกได้ถึงความแตกต่างที่ดีขึ้นทั้ง จากคนรอบข้าง และตัวคุณมอง
1. มั่นใจเข้าไว้
การทําอะไรก็แล้วแต่ ถ้าเราเริ่มจากความมั่นใจแล้ว จะทําให้ฝ่ายตรงข้ามรู้สึกเกิดความเชื่อมั่น ยกตัวอย่างง่าย ๆ ในเรื่องเดียวกัน รายงานเหมือ แกินเป: นาย A ขึ้นต้นประโยคอีเมลล์ว่า “ยังสรูปงามไม่สมบูรณ์ ส่วนนาย B ส่งรายงานที่เหมือนกัน แต่ขึ้นต้นประโยคว่า “สรุปงานมาค่อนข้าง
ก็แล้ว” เมื่อหัวหน้าเห็นอีเมลล์ของนาย A ตั้งแต่ยังไม่ได้อ่าน อาจมีการปฏิสรให้นาย A ไปทํามาให้ดีก่อน แล้วค่อยส่งมาใหม่ได้
2. อธิบายอย่างลื่นไหล
เคยเป็นไหม เวลาอธิบายเรื่องเดียวกัน แต่ทําไมคุณตะกุกตะกัก อธิบายได้ไม่ดีเหมือนคนอื่นๆ สองตั้งสติ เรียบเรียงให้ดีก่อนการเล่าอธิบายเรื่องใดๆ โดยเราแนะนําให้เล่าจาก ใหญ่ไปหาเล็ก หรือให้เข้าใจง่ายคือ ป่า - ต้นไม้ - กิ่งใบ คือเล่าเรื่องจากภาพรวม (ป่า) และเข้าถึงประเด็นสําคัญ
(ต้นไม้) และปิดท้ายด้วยรายละเอียด (กิ่งใบ) โดยมีการเลือกใช้คําเชื่อมให้เหมาะสมในแต่ละเรื่องที่นําเสนอ เช่น “ถ้ายกตัวอย่างชิลๆ...” “แต่...”
3. คอนให้ตรงคําถาม
หลายครั้งที่เจ้านายถามเรามักเบี่ยงเบนประเด็น อ้างเหตุผลต่าง ๆ นานา เพื่อให้เรื่องราวดูสวยงามพื้น ยกตัวอย่าง เวลาเจ้านายถามว่า บิดลูกค้า ได้หรือยิง หลายคนอาจเริ่มตอนว่า ลูกค้าไม่อยู่ไปต่างประเทศ ลูกค้าไม่รับโทรศัพท์สงสัยยังอยู่ ความจริงแล้วเจ้านายไม่ได้อยากฟังเหตุผลอื่น ๆ แต่สิ่งที่เขาต้องการคือคําตอบว่า นิคได้ หรือ บิดไม่ได้ เพราะฉะนั้น “ดอนให้ตรงคําถาบ” ก่อน แล้วคุณจะตามด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่คุณ
4. ตรวจสอบแต่เนิ่นๆ
ตั้งใจทํา Project มาเป็นเวลาหลายเดือน แต่สุดท้ายกลับโดนแจ้งแค่ว่า Project นี้โดนยกเลิกไปแล้ว เท่ากับว่าเวลาการทํางานของคุณได้เสียเปล่าไป แล้ว เพื่อไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ การหมั่นอัพเดn Progress งานที่ทําอยู่ หรือหมั่นตามสถานะของงานที่ได้รับมอบหมาย นั่นยิ่งแสดงให้เห็นถึง
ความรับผิดชอบของคุณด้วย เช่น ทําตามที่นตอนแบบนี้ดีไหมครับ ใส่กําหนดการที่จะนําเสนอเรื่องต่อไปไว้ในหัวข้อดีไหมครับ
5. พูดคําว่า “ขอเวลา 3 นาที ให้ติดปาก”
หลายครั้งเวลาเราเดินเข้าไปหาอีกฝ่ายเพื่อถามว่า พอมีเวลาสักครู่ไหม แต่กลับต้องถูกปฏิเส$ และไม่สามารถดําเนินการสิ่งนั้นได้ เราแนะนําให้คุณ ลองใช้คําว่า “ขอเวลา 1 นาที (3 นาที)” ให้ติดปาก 55นี้จะทําให้ฝ่ายตรงข้ามรู้ระยะเวลาที่แน่นอน และพอที่จะสละเวลาอันน้อยนิดของเทเบ่งให้คุณ
ที่สําคัญ คุณต้องเตรียมการเรื่องที่จะติดต่อให้เรียบร้อยด้วย
6. สรุปงานในลิฟท์
การโฮเร็นโซ ภายใน 1 นาที ซึ่งวิธีนี้เราแนะนําให้คุณสรุปงานในลิฟท์ โดยการใช้เวลา 1 นาทีในการสรุปงานนี้ คุณต้องเตรียมข้อมูลในครบถ้วนเพื่อ ให้ฝ่ายตรงข้ามตัดสินใจได้ง่าย โดยข้อมูลต้องกระซิบคุมประเด็นสําคัญได้ในวลาจํากัด
• บอกใจความหลัก
• บอกทางเลือก
• บอกประเด็นที่ต้องตัดสินใจ
• บอกข้อสรุป
• ถามกวน และยืนยันการดําเนินการ
7. ใช้คําให้ตรงกัน
เป็นเรื่องง่าย ๆ ที่เราอาจมองข้ามไป การสื่อสารที่จะทําให้ฝ่ายตรงข้ามเข้าใจเรามากขึ้นคือ การนําค่าของอีกฝ่ายมาพูด คุณก็สามารถพัฒนาวิธี การสื่อสารแบบก้าวกระโดดได้ ยกตัวอย่างง่าย ๆ ในร้านอาหารพนักงานถามคุณว่าจะรับ “สลัด หรือ การ์ลิคเบรด” คุณตอบไปว่า ขนมปัง กระเทียม พนักงานตอบกลับว่า รับการ์ลิคเบรดนะคะ สิ่งนี้อาจทําให้คุณหงุดหงิดใจได้ เพียงแค่พนักงานปรับเป็น ริบบนมปังกระเทียมนะคะ ก็จะทําให้การสื่อสารราบริ่นได้มากกว่าเดิม
8. ปรับปรุงข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน
อย่าลืมว่า ทุกการสื่อสาร ระดับข้อมูลที่คุณมีกับผู้ฟังนั้นมีไม่เท่ากัน ดังนั้น คุณต้องลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่ เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการเล่า อธิบายถึง ความเป็นมา ก่อนตามด้วย กาพรวม ที่เกิดขึ้น เอาเรื่องใกล้ตัวเลย อย่างหัวหน้าเรามีเรื่องที่ต้องตัดสินใจในแต่ละวันมากมาย บางทีหาก อยู่ ๆ คุณไปพูดบอกเขาว่า มีปัญหาเรื่อง Staff เขาอาจยังไม่รู้ว่าคุณพูดถึง Project ไหน คุณก็ควรเล่าถึงหัวเรื่อง Project ก่อน แล้วค่อยลงราย
ละเอียดว่ามีปัญหาอะไรที่ต้องการให้หัวหน้าช่วยเหลือ
9. ลองพูดว่า “อันดับแรก” แทนคําว่า “ก่อนอื่น”
ก่อนอื่น อาจทําให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเราทํางานแบบขอไปที การใช้คําว่า อันดับแรก .... อันดับต่อไป..... แสดงให้เห็นถึงความคิดที่มีพื้นตอน มีระเบียบ
การวางแผนมาก่อนแล้ว
10. เรียงลําดับจาก ไปพบ -> คุยโทรศัพท์ -> ส่ง E-mall
การส่งอีเมลล์อาจต้องรอเวลาเป็นวันกว่าอีกฝ่ายจะตอบกลับมา เพื่อให้การทํางานมีประสิทธิภาพ และได้รับการอนุมัติเร็วที่สุดคือ การไปพบ เจรจา ต่อหน้า หรือหากคุณยังไม่สามารถเข้าถึงอีกฝ่ายได้ การโทรศัพท์พูดคุยเป็นสิ่งที่สามารถสื่อสารได้ดีกว่า การส่ง E-Mail ซึ่งการส่งเมลล์นั้นเป็นสิ่ง
ที่เราพอให้ใช้เป็นสิ่งสุดท้าย หากไม่สามารถไปพบและติดต่อทางโทรศัพท์ได้
11. เตรียมข้อมูลแบบไม่ต้องให้อีกฝ่ายคิดเยอะ
วิธีที่จะให้อีกฝ่ายตัดสินใจได้ง่ายที่สุดคือ เราได้มีการเตรียมข้อมูลเพื่อตัดสินใจได้ครบถ้วนแล้ว การเตรียมข้อมูล เหตุผล ทางเลือกให้ครบถ้วนจะ ทําให้อีกฝ่ายติดสินใจง่ายขึ้นว่า จะ Go หรือ No Go หรือจะเลือกทาง A หรือ B อย่าลืมเตรียมเหตุผลของแต่ละทางเลือกให้ดีด้วย เพื่อการตัดสิน ใจที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น
และนี่ก็คือ เทคนิค โฮเร็นโซ ที่เราอยากให้คุณหมั่นฝึกฝนทุกวันเพื่อพัฒนาการติดต่อสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งการโฮเร็นโซนั้น ไม่จําเป็นต้องทํา กับเรื่องงานเท่านั้น แต่ยังสามารถปรับใช้กับชีวิตประจําวันเพื่อการติดต่อ สื่อสารกับผู้อื่นให้ราบรื่นกว่าเดิมด้วย
ขอบคุณหนังสือ “เปลี่ยนวิธีทํางานแค่ 1. คุณก็แซงหน้าคน 99% ได้แล้ว” ของคุณ โคโนะ เอตาโร่ ที่ทําให้ผู้เขียนเอง และผู้อํานบทความนี้ได้เป็น 1% ที่สามารถทํางานได้มีประสิทธิภาพมากกว่า เดิม ส่วนใครอยากพัฒนาแบบเต็ม ๆ ไปหาหนังสือฉบับเต็มอ่านได้ตามร้านหนังสือทั่วไปคะ
ที่มาของข้อมูล
https://www.unlockmen.com/demi-sathu49-by-sansiri
ยกระดับการเพิ่มผลิตภาพ ความปลอดภัยในองค์กรด้วย กิจกรรมด้านความปลอดภัย เพื่อทุกคน...
