5ส ก็เป็น PDCA
5ส ก็เป็น PDCA
วงจรของการจัดการคุณภาพ PDCA เป็นที่รู้จักกันดี และมีการนำไปใช้ใน Management Tools ต่างๆอย่างแพร่หลาย แต่น่าแปลกใจที่ไม่ค่อยได้ยินใครพูดถึง 5ส ในแง่มุมของ PDCA นั่นอาจจะเป็นเพราะเราดูถูกดูแคลน 5ส ว่าเป็นเรื่องง่ายๆ ไม่ถึงขั้นที่จะเป็นวงจรแห่งการจัดการคุณภาพและยกย่องให้เป็น Management Tools เหมือน TQM/TPM หรือ นั่นอาจจะเป็นเพราะ คำที่เราใช้เรียกกันมาแต่เดิมที่ว่า สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และ สร้างนิสัย นั้น ไม่ทำให้มองเห็นความเชื่อมโยงของ ส แต่ละตัว ที่ต่อเนื่องกันเป็นวงจร จึงเห็น ส แต่ละตัว เป็นอิสระจากกัน ไม่เห็นเป็นภาพต่อเนื่องของวงจร PDCA
แต่ถ้าหากเราเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และความหมายที่แท้จริงของ ส แต่ละตัว อย่างเป็นรูปธรรมแล้วละก็ เราจะต้องเห็นภาพของวงจรแห่งการจัดการคุณภาพ PDCA อย่างแน่นอน และถ้าหากได้เพิ่มเติมรายละเอียดของขั้นตอนการดำเนินการเข้าไปแล้วละก็ อาจจะทำให้เห็นภาพว่าที่แท้ 5ส นี้ก็คือ Simplification ของ TQM/TPM
สำหรับใครก็ตามที่เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้วบอกว่า รู้แล้วไม่เห็นมีอะไรใหม่ ก็ไม่ต้องอ่านต่อ ให้ไปอ่านบทความอื่นๆ แต่ถ้าใครยังสงสัยหรือยังมองไม่เห็นว่า 5ส จะมองเป็น PDCA ได้อย่างไรกันนะ ก็อ่านต่อไป
เท่าที่พบเห็นในการปฏิบัติจริงนั้น ยังมีบางส่วนที่ยังคงยึดติดกับรูปแบบมากกว่าวัตถุประสงค์ นั่นอาจเป็นเพราะว่า การนำมาใช้ ไม่ได้เกิดจากความต้องการของผู้ปฏิบัติงานเอง แต่เกิดมาจากการมอบหมายให้ทำของผู้บังคับบัญชา หรือ เห็นเขาทำกันก็นึกอยากจะทำบ้าง สิ่งที่บ่งชี้ว่าเป็นการทำโดยยึดรูปแบบมากกว่ายึดวัตถุประสงค์ ก็คือ การมีคำถามจากผู้ปฏิบัติงานว่า ทำ Visual Control ไปทำไม และโดยส่วนใหญ่ที่พบก็จะเป็น Visual Indicator มากกว่าเป็น Visual Control เพราะทำให้ทราบแต่เพียงสถานะของสิ่งนั้นว่ามีอยู่มากน้อยเพียงใด แต่ยังไม่สามารถทำให้ทราบถึงสภาวะที่แท้จริงของหน้าที่การทำงานว่ายังคงทำงานเป็นปกติหรือว่ามีความผิดปกติเกิดขึ้นแล้ว และไม่สามารถทำให้ทราบถึงว่าจะต้องดำเนินการแก้ไขให้กลับคืนสู่สภาวะปกติได้อย่างไร
ความแตกต่างระหว่าง Visual Indicator กับ Visual Control ที่พอจะขยายความให้เข้าใจได้ก็คือ
Visual Indicator คือ การแสดงด้วยการมองให้เห็นถึงสิ่งที่ทำหน้าที่หรือแนะนำสิ่งที่ควบคุมดูแล
Visual Control คือ การควบคุมดูแลด้วยการมองที่ทำให้เห็นถึงความผิดปกติ (Abnormal) ในการทำหน้าที่ (Function) ซึ่งควรจะทำของสิ่งที่ต้องการควบคุมดูแล
ถ้าดำเนินการโดยยึดติดกับวัตถุประสงค์แล้วนั้น Visual Control มักจะเกิดขึ้นภายหลังจากผ่านการดำเนินการแก้ไขปัญหาที่หน้างานแล้วค้นพบสาเหตุแห่งปัญหาว่าเกิดจากความผิดปกติที่จุดนั้น จึงมีความต้องการที่จะป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นซ้ำขึ้นมาอีก จึงจัดทำเป็นมาตรการควบคุมให้จุดที่เป็นสาเหตุนั้น เป็นปกติอยู่เสมอ เมื่อจุดที่เป็นสาเหตุนั้นเป็นปกติอยู่เสมอแล้ว ปัญหาก็จะไม่มีวันเกิดขึ้นจากสาเหตุนั้นได้อีกต่อไป โดยมีเงื่อนไขอยู่ 3 ประการ
1. ต้องเป็นการบำรุงรักษาสภาพที่ปกติโดยที่ไม่มีความกำกวม
2. ต้องเป็นระบบที่มองเห็น แล้วทราบ และสามารถแจ้งเตือนการเกิดความผิดปกติได้
3. ต้องมีความสามารถในการดำเนินการแก้ไขความผิดปกติได้อย่างสมบูรณ์
Visual Control นั้น หากกล่าวถึงความจำเป็นโดยการพิจารณาจากมุมมองที่สรีระของมนุษย์ หรือ จิตวิทยาในการรับรู้ของมนุษย์แล้ว จะพบว่ามนุษย์มีลักษณะเฉพาะ 10 ประการ
1. กระทำแบบย่นย่อและตัดบท
2. กระทำแบบตอบโต้
3. ควบคุมแปรเปลี่ยนไปตามสภาพจิต
4. ไม่สามารถระมัดระวังสิ่ง 2 สิ่งพร้อมกันในเวลาเดียวกัน
5. ลืมทันที
6. ถ้าถูกรบกวนก็จะเสียสมาธิ
7. ศักยภาพในการระมัดระวังไม่คงที่และมักจะลดต่ำลง
8. คาดเดาและคิดไปเอง
9. ดูผิด
10. ควบคุมด้วยสภาพร่างกาย
นั่นคือ ถ้าหากจะมีความจำเป็นต้องทำ Visual Control ก็คงเป็นเพราะ
1. คนเป็นสิ่งมีชีวิตที่มักทำผิดพลาด
→รู้กลไกของการไม่ระมัดระวังและการกระทำในระดับที่ต้องอาศัยความรู้
2. ความผิดพลาดของคนเป็นผลผลิตของกิจกรรมของเซลสมอง
→รู้ความสามารถในการตัดสินใจจะด้อยที่สุด
3. ความผิดพลาดของคนถูกควบคุมด้วยการทำงานของสายตา
→ขึ้นอยู่กับขอบเขตของสายตาและข้อมูลที่ได้จากสายตา
โดยวัตถุประสงค์แล้ว Visual Control น่าจะแบ่งระดับของการทำได้ดังนี้
ระดับที่ 1 Visual Indicator มีวัตถุประสงค์เพียงเพื่อแสดงสถานะความมีอยู่ของสิ่งนั้นว่าอยู่ในระดับที่เป็นปกติหรือผิดปกติ แต่ยังไม่ทำให้ทราบว่าสิ่งนั้นทำงานเป็นปกติดีอยู่หรือไม่
ระดับที่ 2 Visual Control มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นได้ถึงการทำงานที่เป็นปกติหรือผิดปกติของสิ่งนั้นด้วย
ระดับที่ 3 Visual Management นั้น ก็จะมุ่งวัตถุประสงค์เพื่อแสดงให้เห็นการจัดการว่ายังเป็นปกติหรือมีความผิดปกติเกิดขึ้น
ระดับที่ 4 Visual Factory มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงสถานะของกระบวนการในโรงงานโดยรวมว่ายังคงความเป็นปกติดีอยู่ หรือ มีความผิดปกติเกิดขึ้นแล้วที่จุดใดบ้าง
Visual Control จึงเป็น ระบบที่สิ่งที่ควบคุมดูแลนั้น จะเป็นผู้ตัดสินความผิดปกติเอง และสิ่งที่มีความผิดปกตินี้จะแจ้งเตือนให้ผู้ดูแลได้รับทราบถึงความผิดปกติที่เกิดขึ้นและให้ผู้รับผิดชอบได้รีบเข้ามาดำเนินการแก้ไขอย่างเหมาะสมทันเวลา
มาตรการในการดำเนินการคือ
1. แสวงหาวิธีทำให้ดูง่าย
・ทำให้มองเห็นได้ ทำให้เห็น ทำให้โผล่ออกมา ไม่ต้องยุ่งยาก
2. แสวงหาวิธีที่ทำให้ทราบได้ง่าย
・กำหนดปริมาณความผิดปกติและปกติ ทำให้ทราบ ใช้สี และทำให้ตัดสินได้ด้วยจินตนาการ
3. แสวงหาวิธีแจ้งเตือนให้ทราบโดยทันที
・ระบบที่สะดุดตา ตกใจหรือผิดวิสัยปกติ
ถ้าจะกล่าวโดยสรุปแล้ว Visual Control ก็คือ
1. แก่นแท้หัวใจของการมองด้วยตา เป็นการแสวงหาความสะดวกให้กับมนุษย์
2. เงื่อนไขที่สำคัญ 3 ประการ คือ
2.1 ไม่กำกวม
2.2 เป็นระบบที่ทำให้มองเห็น ได้ทราบ และแจ้งเตือนให้รู้เพื่อเข้าดำเนินการแก้ไขโดยเร็ว
2.3 มีความสามารถในการปฏิบัติการแก้ไขให้กลับคืนเป็นปกติได้
3. ทำหน้าที่ควบคุมดูแลรักษาสภาพและควบคุมดูแลเชิงป้องกัน
Visual Control ควรดำเนินการเฉพาะในจุดที่เป็น Critical ของเครื่องจักร อุปกรณ์ หรือ กระบวนการ ที่ต้องการควบคุมให้การทำงานเป็นปกติอยู่เสมอเท่านั้น หรือ ควรเป็นจุดที่ความผิดปกติของสิ่งนั้นเป็นสาเหตุรากเหง้าของปัญหา แต่การแก้ไขปรับปรุงยังไม่สามารถกำจัดสาเหตุดังกล่าวให้หมดไปได้อย่างแท้จริง จึงยังคงทำได้เพียงควบคุมการทำงานให้เป็นปกติเท่านั้น เพราะว่า ถ้าหากสามารถกำจัดสาเหตุรากเหง้าของปัญหาใดๆได้อย่างแท้จริงแล้ว ก็จะไม่มีความจำเป็นต้องทำการตรวจหาความผิดปกติใดๆอีก ซึ่งการกำจัดสาเหตุรากเหง้านี้ ควรกำหนดให้เป็นเป้าหมายสูงสุดของทุกกระบวนการแก้ไขปรับปรุง
Visual Control ไม่ควรดำเนินการหมดทุกจุด เพราะบางจุดไม่เคยเกิดปัญหา หรือ ความผิดปกติของสิ่งนั้นไม่ได้เป็นสาเหตุของปัญหา ผลของการควบคุมที่จุดนั้นจึงไม่ช่วยป้องกันปัญหา อีกทั้งการดำเนินการแต่ละจุดมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นเสมอ จึงต้องมีการพิจารณาทบทวนถึงวัตถุประสงค์และความคุ้มค่าของการลงทุนเพื่อดำเนินการในแต่ละจุดด้วยเสมอ
Visual Control ใน 5ส ก็คือ การทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของ ส สะอาด ด้วยการพยายามทำให้ทุกสิ่งที่เป็นเงื่อนไขในการทำงานอยู่ในสภาพที่เป็นปกติอยู่เสมอ เพราะว่า สกปรก คือ ผิดปกติ และ การทำให้ สะอาด คือ การทำให้กลับสู่ความเป็น ปกติ นั่นเอง
ผู้เขียน : ศุภนิธิ เรืองทอง
