การตรวจและประเมินผล
ขั้นตอนการตรวจพื้นที่
เมื่อกรรมการตรวจได้รับทราบถึงบทบาทหน้าที่ของตนเองเรียบร้อยแล้ว ในบทนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดของการตรวจจริงที่เกิดขึ้น โดยเนื้อหาแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนดังนี้
1. การเตรียมการก่อนการตรวจ
2. ขั้นตอนในวันที่ตรวจ
3. การดําเนินการหลังการตรวจ
1. การเตรียมการก่อนตรวจ
1.1 จัดทําแผนการตรวจ
กรรมการต้องจัดทํากําหนดการตรวจที่ชัดเจนว่า จะดําเนินการในวันใด สามารถตรวจเสร็จในวันเดียวหรือหลายวัน ข้อมูลที่จะนํามาใช้ในการกําหนด คือ จํานวนพื้นที่ที่ต้องตรวจ เวลาการตรวจต่อหนึ่งพื้นที่ และระยะห่างของแต่ละ พื้นที่
โดยทั่วไปเวลาการตรวจต่อหนึ่งพื้นที่คือ 10-15 นาที แต่อาจปรับเปลี่ยน ตามความเหมาะสม ปัจจัยที่มีผลต่อระยะเวลาการตรวจคือ ขนาดของพื้นที่และเป็นช่วงเริ่มต้นของกิจกรรม 5ส หรือไม่
มักมีประเด็นที่ต้องพูดคุยเพื่อปรับปรุงมาก และในด้านของกรรม เป็นช่วงที่ต้องใช้เวลาในการทําความเข้าใจกับธรรมชาติ การทำงานลักษณะเช่นนี้อาจทําให้ต้องกําหนดเวลาต่อพื้นที่มากขึ้น ในทางตรงกันข้าม ถ้าขนาดพื้นที่ไม่ใหญ่และกรรมการคุ้นเคยกับพื้นที่พอสมควรแล้ว ก็สามารถปรับลดเวลาต่อพื้นที่ได้
“เวลาต่อพื้นที่” มีความสําคัญต่อการคํานวณความสามารถในการตรวจพื้นที่ เช่น ถ้าตรวจพื้นที่ละ 15 นาที หมายความว่า ใน 1 ชั่วโมงกรรมการจะตรวจได้ 4 พื้นที่ ถ้าเป็นพื้นที่ติด ๆ กันและไม่เสียเวลาเดินทาง หากกรรมการใช้เวลาตรวจ ครึ่งวันหรือประมาณ 3 ชั่วโมงโดยไม่หยุดพัก จะสามารถตรวจได้ 12 พื้นที่ แต่ถ้า มีมากกว่า 12 พื้นที่ ก็ต้องใช้เวลามากกว่าครึ่งวัน เป็นทั้งวันเช้าและบ่าย แต่หาก เป็นไปได้ควรหลีกเลี่ยงกําหนดการลักษณะเช่นนี้ เพราะจะทําให้กรรมการอ่อนล้า จากการตรวจมากเกินไป หากไม่สามารถตรวจเสร็จได้ในครึ่งวัน กําหนดการ ตรวจอาจแบ่งเป็น 2 วัน โดยตรวจครั้งละครึ่งวันจะเหมาะสมกว่า
ควรมีทีมตรวจประเมิน 5ส 2-3 ชุด จะได้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
1.2 พิจารณาแบบฟอร์มที่จะใช้ตรวจ
แบบฟอร์มการตรวจเป็นเครื่องมือสําคัญ ดังนั้นคณะกรรมการต้องพิจารณาให้รอบครรอบ การออกแบบฟอร์มที่เหมาะสม จะสามารถนำไปสู่วัตถุประสงค์การตรวจได้อย่างแท้จริง รายละเอียดของแบบฟอร์มการตราจ
1.3 กาหนดเส้นทางการเดินตรวจ
กรณีที่พื้นที่มีความซับซ้อน จำเป็นต้องออกแบบเส้นทางในการตรวจให้เหมาะสมไม่วกวน และเชื่อมต่อไปยังพื้นที่ถัดไปได้ง่าย เส้นทางจะเชื่อมโยงกับกำหนดการ
14. แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบถึงร่วง วัน เวลา การตรวจ
การแจ้งให้พื้นที่ได้รับทราบหรือไม่นั้นมี 2 แนวคิดคือ แนวคิดแรกมองว่า การแจ้งให้ทราบล่วงหน้าจะทําให้พื้นที่จัดเตรียมความเป็นระเบียบ ความสะอาด ก่อนที่กรรมการจะมาตรวจ หรือที่ภาษาพูดเรียกว่า “ปลูกผักชี” ทําให้ไม่ได้ รับทราบความเป็นไปแท้จริงของพื้นที่ ดังนั้น การตรวจแต่ละครั้งจึงไม่ควรแจ้ง กําหนดการล่วงหน้า และกรรมการควรไปตรวจโดยพื้นที่ไม่ทราบกําหนดการที่ ชัดเจน
อย่างไรก็ตาม แนวคิดที่ 2 ที่จะกล่าวถึงและใช้ในที่นี้คือ กําหนดการที่จัด ทําขึ้น โดยสื่อสารให้พื้นที่รับทราบ ด้วยเหตุผลคือ ถ้าย้อนกลับไปที่วัตถุประสงค์ หากการตรวจเป็นไปเพื่อ “การวัดผล” แล้ว การไปตรวจ โดยไม่มีกําหนดการอาจเป็นวิธีที่เหมาะสมกว่า แต่ถ้าเป็นไปเพื่อ “กระตุ้นการ ปรับปรุง” การแจ้งล่วงหน้าจะช่วยกระตุ้นสมาชิกในพื้นที่ได้มากกว่า
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการแจ้งล่วงหน้าคือ ทําให้พื้นที่สามารถกําหนด ตัวแทนในการต้อนรับและนําเสนอกับคณะกรรมการได้ ในระหว่างการตรวจ หากพื้นที่ใดไม่มีตัวแทนในการนําเสนอผลงาน คณะกรรมการก็ควรจะข้ามพื้นที่ ดังกล่าวไป เพราะการตรวจที่เกิดขึ้นนั้นจะไม่มีประโยชน์
2. ขั้นตอนในวันที่ตรวจ
2.1 ประชุมชี้แจงก่อนการเดินตรวจ
ในวันตรวจคณะกรรมการควรจัดให้มีการประชุมร่วม แทนที่จะนัดหมายไปเจอกันในพื้นที่ทันที เพื่อให้กรรมการมีโอกาสซักซ้อมทำความเข้าใจร่วกันก่อนที่จะไปเดินตรวจ โดยมีประเด็นที่ควรชี้แจงร่วมกันดัง
-
กําหนดการ และเส้นทางการตรวจ
-
ผลการตรวจในรอบก่อน ข้อดี ข้อเสนอแนะ ที่กรรมการเคยเห็นไว้ และส่งให้กับพื้นที่แล้ว เพื่อติดตามความคืบหน้าได้
-
มาตรฐานต่างๆ ที่มีการเปลี่ยนแปลง ทั้งมาตรฐานกลาง ที่มีส่วนกําหนดขึ้น และมาตรฐานพื้นที่ที่อาจนํามาใช้เป็นมาตรง
ต่อไป
. ชี้แจงและทําความเข้าใจขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละพื้นที่แบบฟอร์ม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการปรับเปลี่ยนใหม่
• หัวข้อหลักหรือสิ่งที่ต้องการเน้นเป็นพิเศษในการตรวจรอบนี้ ที่อาจนําไปสอดรับกับนโยบายโดยรวมขององค์กร เช่น เน้นการสะสางเอกสาร เป็นหลัก เพื่อลดปริมาณการใช้แฟ้มและตู้เก็บเอกสาร หรือเน้นการตรวจในจุดที่มีความเสี่ยงต่อการเกิดอุบัติเหตุ เป็นต้น
2.2 การปฏิบัติในระหว่างเดินตรวจ 1
ในระหว่างการเดินตรวจ ข้อพึงปฏิบัติร่วมกันของคณะกรรมการมีดังนี้ คือ
มารยาท การแสดงออกของกรรมการ
- กรรมการเดินตรวจร่วมกัน การเดินตรวจควรมีลักษณะเป็นกลุ่มก้อนชุดเดียว เพื่อให้สามารถรับทราบข้อมูลจากพื้นที่นั้นด้วยกัน ข้อมูลที่ได้รับและ การให้คําแนะนําก็จะเป็นเอกภาพ และเมื่อถึงเวลาต้องสรุปผล การปรับ ความคิดของกรรมการเข้าหากันก็จะทําได้ง่ายขึ้น
- ยิ้มแย้ม แจ่มใส พูดจาอย่างสร้างสรรค์ กรรมการต้องแสดงให้พื้นที่เห็นและรู้สึกได้ว่า กรรมการมิใช่ตรวจจับผิด แต่มาช่วยให้แนวคิดและแก้ปัญหากับพื้นที่ด้วยความจริงใจ
- พูดให้กําลังใจพื้นที่ ตามหลักจิตวิทยา แรงจูงใจหนึ่งที่สำคัญอย่างมากคือ คําพูดชมเชยให้กําลังใจในสิ่งที่ทำได้ดี ในการปรับปรุงบางอย่าง แม้ว่าการดําเนินการอาจจะไม่ถูกต้องหรือไม่เหมาะสม แต่หากแสดงความถึงพยายามและความตั้งใจ ของสมาชิกแล้ว การรมก็ควรจะชมเชยในด้านตั้งใจด้วย
- อย่าโต้ เถียงกันเอง ในกรณีที่ระหว่างการตรวจ กรรมการมีความเห็นขัดแย้งกัน หรือเป็นเรื่องซับซ้อนต้องใช้ข้อมูลประกอบ ไม่สามารถสรุปให้จบขณะ ตรวจได้ กรรมการควรจะพักเรื่องดังกล่าวไว้ก่อนแล้วนํามาหารือในที่ ประชุมหลังการตรวจ เพื่อรักษาความน่าเชื่อถือของคณะกรรมการ และแจ้งกลับให้พื้นที่ทราบในภายหลัง
การตรวจ
- ให้ตัวแทนพื้นที่นําเสนอผลดําเนินการปรับปรุง 5ส และความคิดเห็นต่างๆ กรรมการควรเริ่มต้นการตรวจ โดยให้พื้นที่นําเสนอว่า มีแผนกิจกรรม 5ส ที่ผ่านมาอย่างไรบ้าง และให้แสดงเอกสารต่างๆ ที่มี ในประเด็นนี้ควร ส่งเสริมให้ทุกพื้นที่จัดทํา รายงานการประชุม 5ส ของพื้นที่ จากนั้นให้ นําเสนอว่า สมาชิกได้ดําเนินการจริงอย่างไรเพื่อรักษาสภาพพื้นที่ที่ดี ไว้พร้อมกับพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นตามหลักการ 5ส และสุดท้ายคือไปดูสถานที่ ปฏิบัติงานและการปรับปรุงจริงที่เกิดขึ้น จากนั้นจึงสอบถามถึงแผนที่จะ ดําเนินการต่อไป การดําเนินการเช่นนี้จะเป็นการฝึกให้พื้นที่รู้จักวงจร
Plan-Do-Check-Act โดยอัตโนมัติ .
- สังเกตการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้น นอกจากข้อมูลที่ได้จากการนําเสนอแล้ว กรรมการยังต้องสังเกตความเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่เกิดขึ้นด้วย โดยเฉพาะ ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดจากคําแนะนําที่ให้ไว้ตั้งแต่การตรวจรอบก่อ
- ตรวจพื้นที่ตามแบบฟอร์ม โดยระบุถึงข้อดี ข้อเสนอแนะ คะแนน ตามที่กําหนดไว้ในแบบฟอร์ม .
- ตรวจสอบความเข้าใจและการปฏิบัติของสมาชิก ทําได้ โดยการสุ่มสอบถามความเข้าใจในมาตรฐาน 5ส ในด้านต่าง ๆ ของพื้นที่ “ความจําเป็น” และจํานวนมาตรฐานตามหลัก ส สะสาง - สะอาดของพื้นที่ จากนั้นควรตรวจสอบการปฏิบัติจริง เช่น การตรวจแฟ้มเอกสารเพื่อดูเอกสารหมดอายุที่ควรสะสาง การทดสอบให้สมาชิกหาอุปกรณ์ ชิ้นงานในสต็อก เพื่อยืนยันว่าเกิด ส สะดวก แล้วจริงหรือไม่
- ให้คะแนนจากภาพรวมของพื้นที่ กรรมการต้องใช้วิจารณญานในการประเมินโดยดูจากภาพรวมทั้งหมดของพื้นที่ มิใช่นําจุดใดจุดหนึ่งมาเป็นตัวแทนภาพรวม เช่น พบว่าบนหลังตู้ในพื้นที่สกปรก ก็ให้คะแนนในข้อความสะอาดน้อยทันที โดยไม่ได้พิจารณาความสะอาดโดยรวม
- เขียนข้อดี ข้อเสนอแนะลงในแบบฟอร์ม หลังจากบันทึกข้อดี ข้อเสนอแนะ ลงในแบบฟอร์มแล้ว เลขาคณะกรรมการจะเป็นผู้รวบรวมข้าว เพื่อแจ้งข้อมูลย้อนกลับไปยังพื้นที่
3. การดําเนินการหลังการตรวจ
3.1 ประชุมสรุปผล
หลังจากที่คณะกรรมการตรวจพื้นที่ครบเรียบร้อยแล้ว กรรมการทั้งหมดควร มาประชุมร่วมกันอีกครั้ง เช่นเดียวกับการประชุมร่วมกันก่อนที่จะไปตรวจพื้นที่ โดยประเด็นที่ควรนํามาสรุปผลร่วมกันคือ
• พิจารณาเรื่องที่ค้างจากการตรวจพื้นที่ ได้แก่ เรื่องราวต่างๆ ที่ไม่สามารถ สรุปได้ขณะตรวจพื้นที่เนื่องจากมีเวลาจํากัด หรือยังมีข้อมูลไม่เพียงพอ ต่อการตัดสินใจ รวมไปถึงการพิจารณากําหนดมาตรฐานกลางเพื่อให้
พื้นที่นําไปปฏิบัติ
- รวบรวม ข้อดี ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง ข้อดีและข้อเสนอแนะจากกรรมการ จะนำมารวบรวมเป็นข้อสรุปร่วมกัน ซึ่งการประชุมจะทําให้ รายงานที่ออกมามีความเป็นเอกภาพ .
- ปรับคะแนนเพื่อเป็นมติของกลุ่ม ในกรณีที่การตรวจมีการให้คะแนน คะแนนจะต้องถูกสรุปให้เป็นมติของคณะกรรมการ วิธีการมี 2 ลักษณะ คือ
1. ค่าเฉลี่ย เป็นการหาค่ากลางตามหลักคณิตศาสตร์ โดยการนําคะแนนของกรรมการทั้งหมดมารวมกันและหารด้วยจํานวนกรรมการเพื่อเป็นค่าเฉลี่ย
2. ฉันทามติ เป็นการหามติของกลุ่มโดยให้กรรมการทุกคน แสดงคะแนนที่ตนเองให้ พร้อมกับชี้แจงเหตุผลว่าเหตุใดจึงให้คะแนนเช่นนั้น จากนั้น จึงอภิปรายหารือเพื่อหาบทสรุปของคะแนนที่เป็นที่ยอมรับของกรรมการ ทุกคน วิธีนี้จําเป็นอย่างยิ่งสําหรับการตรวจในช่วงเริ่มต้น
3.2 รวบรวมรายงานส่งคืนพื้นที่และผู้บริหาร
ผลสรูปทั้งหมดที่เกิดขึ้นคือ ข้อดีข้อเสนอแนะ คะแนน และ จากการตรวจ ควรนํามาจัดทําเป็นรายงานสรุปและจัดส่งให้แก่พื้นที่ เพื่อ เป็นข้อมูลและแนวคิดเพื่อปรับปรุงพื้นที่ของตนเองต่อไป สําหรับผู้บริ รับทราบรายงานสรุปถึงความก้าวหน้าของกิจกรรม 5ส และยังสามารถ เพื่อการรณรงค์ประชาสัมพันธ์กิจกรรมต่อๆ ไปอีกด้วย
กล่าวโดยสรุป จะเห็นได้ว่าบทบาท หน้าที่ของคณะกรรมการนั้น ต้อง เริ่มตั้งแต่การเตรียมการก่อนการตรวจ และในวันตรวจก็ควรมีการประชุมร่วมกัน เพื่อ ทําความเข้าใจก่อนการตรวจจริงในระหว่างการตรวจก็ต้องแสดงออกถึงความเป็นทีม และทําให้บรรยากาศของการตรวจ ระหว่างคณะกรรมการและพื้นที่เป็นไปด้วยดี หลังจากการตรวจเสร็จสิ้นแล้วก็ควรมีการสรุปผลร่วมกันเพื่อแจ้งให้พื้นที่และ ผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ได้รับทราบ ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดของการตรวจนั้นจะเป็นไปตามวงจร PDCA นั่นเอง
แบบฟอร์มการตรวจ การให้คําแนะนําและคะแนน
บทบาทหน้าที่ของคณะกรรมการในการตรวจ 5ส สําหรับบทนี้จะได้กล่าวถึงรายละเอียดเฉพาะใน 3 ประเด็นด้านล่างนี้ คือ
1. รูปแบบของแบบฟอร์มการตรวจ
2. การให้ความคิดเห็นและคําแนะนําในการตรวจพื้นที่
3. แนวทางการให้คะแนนการตรวจ
1. รูปแบบของแบบฟอร์มการตรวจ
| แบบฟอร์มการตรวจเป็นสิ่งที่มีความสําคัญมาก หลายองค์กรประสบปัญหา การตรวจเพราะออกแบบฟอร์มการตรวจไม่เหมาะสม ในที่นี้จะกล่าวถึงแนวคิด และองค์ประกอบของแบบฟอร์มที่จะนําไปใช้ให้เกิดประโยชน์ต่อการบริหาร กิจกรรม 5ส
หากเราตั้งคําถามเพื่อหาเหตุผลว่า ทําไมการตรวจ 5ส ต้องมีแบบฟอร์ม สามารถตรวจโดยอิสระไม่ต้องมีแบบฟอร์มได้หรือไม่ การตรวจมีทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ซึ่งแบบฟอร์มการตรวจ จะถูกนําไปใช้ในการตรวจที่เป็นทางการ คือจะเป็นภาพของกลุ่มคณะกรรมการเดินเข้ามาในพื้นที่และขณะที่สนทนาก็ต้องบันทึกไปด้วย
ข้อดีของการตรวจที่มีแบบฟอร์ม คือ ทําให้ประเด็นต่าง ควรให้ความสนใจถูกเตือนตามที่ปรากฏในแบบฟอร์ม นอก ทําให้ข้อดี ข้อเสนอแนะในมุมมองของคณะกรรมการได้รับการ สามารถใช้เป็นหลักฐานและสามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง
ด้วยข้อดีดังกล่าว ทําให้การตรวจที่เป็นทางการโดยทั่ว กําหนดแบบฟอร์มด้วยเสมอ อีกคําถามหนึ่งที่คณะกรรมการควรหิว ให้ชัดเจนคือ การตรวจ 5ส นี้ควรมีการประเมินให้คะแนนหรือไม่ ด้วยเหตุผลใด ข้อดีของการตรวจ 5ส ที่มีการให้คะแนนคือเพื่อใช้ผลคะแนนเป็นการเปรียบเทียบแข่งขัน เพื่อสร้างแรงจูงใจต่อพื้นที่ในการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นอกจากนั้น ต่างๆ ที่กําหนดในแบบฟอร์มสามารถช่วยคณะกรรมการให้สามารถตรวจสอบได้ ครบถ้วนมากขึ้น
แต่สิ่งที่คณะกรรมการต้องเข้าใจคือ วัตถุประสงค์การตรวจมิใช่เป็นไปเพื่อ การให้คะแนนดังที่ได้กล่าว แบบฟอร์มการตรวจและการให้คะแนน นั้นไม่ใช่สิ่งเดียวกัน และบรรยากาศการแข่งขันบางครั้ง มีผลกระทบต่อการทํา 5ส โดยมุ่งที่จะเป็นผู้ชนะมากกว่าที่จะหวังผลการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง คณะกรรมการ จึงต้องคอยดูแลให้บรรยากาศการแข่งขันเป็นไปอย่างสร้างสรรค์และมีประโยชน์ ต่อการทํา 5ส โดยรวมได้อย่างแท้จริง องค์ประกอบที่ต้องพิจารณาในการออกแบบแบบฟอร์มคือ
1. ส่วนความคิดเห็นและคําแนะนํา
เป็นส่วนที่สําคัญที่สุดตามวัตถุประสงค์ของการตรวจ เพื่อให้คณะกรรมการ ได้แสดงความเห็นต่อพื้นที่ทั้งด้านบวกและด้านลบเพื่อเป็นการปรับปรุง แบบพอ การตรวจของหลายองค์กรมักขาดหายในส่วนนี้
2. ส่วนการประเมินให้คะแนน
เมื่อกล่าวถึงแบบฟอร์มการตรวจโดยทั่วไปมักจะคิดถึงส่วนนี้เป็นหลักซึ่ง ประกอบด้วยรายการตรวจสอบในด้านต่างๆ และโดยการตรวจประเมินอาจมีการวัดเพียง 2 ระดับ เช่น ดีหรือไม่ดี หรือมากกว่า 2 ระดับ ซึ่งอาจจะออกแบบเป็น ทําเครื่องหมาย หรือให้กรอกเป็นคะแนนตามเกณฑ์ที่กำาหนด
สิ่งสําคัญอีกประการหนึ่งที่คณะ กรรมการต้องพิจารณาให้เหมาะสม คือ " จํานวนข้อตรวจ” ปัญหาของแบบฟอร์มในหลายองค์กร มีจำนวนข้องตรวจ ทําให้คณะกรรมการกรรมการอ่อนล้าเพราะนอกจากการเดินตรวจแล้ว ยังต้องพิจารณาให้คะแนนเป็นจำนวนมาก ส่งผลให้การบันทึกคะแนนในการตรวจจริงขาดความรอบคอบ
หน่วยงานหลายแห่งออกแบบฟอร์ม โดยกําหนดกรอบการตรวจในแต่ละ ข้อกว้างๆ เพื่อให้จํานวนข้อมีไม่มากนัก และยังมีข้อดีคือคณะกรรมการสามารถใช้ดุลยพินิจ ปรับใช้ตามความเหมาะสมของแต่ละพื้นที่ (ดูตัวอย่างแบบฟอร์ม)
2. การให้ความคิดเห็นและคําแนะนําในการตรวจพื้นที่
2.1 หลักการให้คําแนะนําขณะตรวจ
• ใช้ถ้อยคําอย่างสร้างสรรค์ การเลือกใช้คําพูดที่เหมาะสมของคณะกรรมการ
เป็นสิ่งที่มีความสําคัญต่อบรรยากาศที่ดีของการตรวจอย่างมาก ทั้งการตั้ง คําถามและให้ความเห็นต้องให้เกียรติพื้นที่ด้วยมุมมองความคิดเชิงบวก คําพูดเช่น “เสนอว่า” “ควรจะ” “ฝากให้ช่วยกันคิดดู” “ลองปรึกษากันดูอีกที "น่าจะปรับปรุงให้ดีขึ้นมากกว่านี้ได้นะ" "เชื่อว่าพวกเราทํากันได้ดีขึ้นไปอีก “ตรงจุดนี้ทําได้ดีมากเป็นตัวอย่างให้พื้นที่อื่นได้" เป็นตัวอย่างคําพูดที่ควรนําไปใช้
• ควรสอบถามความคิดและเหตุผลของการปรับปรุง ทั้งแผนการปรับปรุงพื้นที่และผลความเปลี่ยนแปลงที่ได้พบเห็นนั้น คณะกรรมการต้องทํา ความเข้าใจว่าสิ่งเหล่านี้มีที่มาที่ไปของความคิดและเหตุผลอย่างไร เพราะ คณะกรรมการย่อมไม่สามารถทราบรายละเอียดของการทํางานในพื้นที่ได้ทั้งหมด
- ชมเชยในสิ่งที่พื้นที่ปฏิบัติได้ดี การสร้างแรงจูงใจที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งคือ การชมเชยในสิ่งที่ดีซึ่งคณะกรรมการมักจะละเลย และนอกจากสภาพที่เห็นได้ด้วยตาแล้วคณะกรรมการควรมองให้ลึกถึงความตั้งใจของสมาชิกในพื้นที่ ในหลายกรณีที่การปรับปรุงที่เกิดขึ้นอาจจะไม่ถูกแนวทางนัก
แต่ถ้าแสดงถึงความตั้งใจคณะกรรมการต้องให้คำชมเชยในด้านด้วย
- หากพื้นที่ทําไม่ถูกต้อง ต้องชี้แจงเหตุผลให้เข้าใจมากกว่าการตำหนิ การให้เหตุเพื่อโน้นน้าวพื้นที่ให้รู้ถึงเหตุผลและประโยชน์ของการปรับปรุง เป็นวิธีที่ถูกต้องมากกว่าการสั่งให้พื้นที่ปฏิบัติตาม ประโยคในลักษณะ เช่น “แบบนี้เรียกว่าทํา 5ส แล้วเหรอ” “ส ที่ 3 ของพวกคุณนี่มันคือ สะอาด หรือ สกปรกกันแน่” “จัดสะดวกแบบนี้มันใช้ไม่ได้ หัดใช้สมองคิดให้ ขึ้นหน่อยสิ” “เรื่องพื้น ๆ อย่าง 5ส ยังทําได้แค่นี้ แล้วพวกคุณจะไปทําอะไร อย่างอื่นกันได้” “นี่พวกคุณใช้มือหรือเท้าทํากันแน่” ไม่ควรออกจากปากของคณะกรรมการ
2.2 เทคนิคการเขียนค่าแนะนําการตรวจพื้นที่
การให้ความคิดเห็นและคําแนะนําในการตรวจพื้นที่นั้น จะเกิดขึ้นในขณะ คณะกรรมการได้เข้าไปตรวจในพื้นที่อยู่แล้ว แต่การให้คําแนะนำในแบบฟอร์มโดย บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร จะช่วยให้พื้นที่สามารถนํา คำแนะนำมาวางแผนปรับปรุงและคณะกรรมการสามารถติดตามผลในครั้งต่อไปได้
- เลือกใช้ถ้อยคําสุภาพในทางสร้างสรรค์ เช่นเดียวกับการขณะตรวจ ภาษาที่เขียนในฟอร์มการตรวจ คาเช่นเดียวกับการให้คําแนะนํามาที่เขียนในฟอร์มการตรวจ ควรเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ารประกอบไปด้วย 2 ส่วนมีทั้งข้อดีและข้อเสนอแนะให้แก่พื้นที่ คำแนะนาควรประกอบไปด้ คือ ข้อดีและข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง
- ชัดเจนสามารถนําไปปฏิบัติได้ คําแนะนําต่าง ๆ ที่ส่งให้แก่พื้นที่ควรชัดเจนเมื่อพื้นที่ได้รับแล้วเข้าใจได้ง่ายว่าสิ่งที่คณะกรรมการกล่าวถึงนั้นหา ว่าอย่างไร ข้อเสนอเพื่อปรับปรุงคืออะไร และสามารถนําไปปฏิบัติได้จริง
3. แนวทางการให้คะแนนการตรวจ
การให้คะแนนของ 5ส ไม่มีสูตรสําเร็จ เพราะเป็นวิจารณญาณของกรรมการ แต่ละคน แต่สิ่งสําคัญที่ต้องพิจารณาคือ
1. ความคงเส้นคงวา
คณะกรรมการต้องมีเกณฑ์มาตรฐาน ในแต่ละรอบการตรวจ มีความสม่ําเสมอ เมื่อเปรียบเทียบระหว่างพื้นที่ และพื้นที่เดียวกัน
2. ความเป็นเอกภาพของคณะกรรมการ
ควรมีเกณฑ์การให้คะแนนเป็นไปในทางเดียวกัน สําหรับแนวทางอื่นที่ คณะกรรมการควรคํานึงถึงคือ
- ให้คะแนนบนพื้นฐานของตัวพื้นที่เอง คณะกรรมการต้องเข้าใจข้อมูลและ สภาพพื้นที่จริงจากการสังเกต และที่ได้พูดคุยกับสมาชิกในพื้นที่ ข้อมูล ในที่นี้ เช่น แผนการปรับปรุงพื้นที่ ขอบเขตความรับผิดชอบและจํานวน สมาชิกในพื้นที่ กระบวนการทํางาน สภาพแวดล้อมในการทํางานของพื้นที่ เป็นต้น
- ให้คะแนนตามภาพรวมของพื้นที่ การพิจารณาควรเป็นไปตามภาพรวมมิใช่พิจารณาเพียงจุดใดจุดหนึ่ง หรือจุดเล็กน้อย เช่น ถ้าประเมินเครื่องความสะอาด
- ควรใช้คะแนนช่วงกลาง ๆ ในการตรวจครั้งแรก ๆ คือไม่ให้คะแนนสุงหรือต่ำเกินไป โดยเฉพาะให้คะแนน ศุนย์ เพราะจะทำให้เสียกำลังใจตั้งแต่งเริ่มต้น ส่วนกรณีคะแนนสุงเกินเกินไป จะทำให้ขาดแรงจุงใจต่อการพัฒนาพื้นที่ เพราะได้คะแนนมากอยู่แล้ว
- ให้คะแนนตามการปรับปรุง คะแนนที่ได้จาการตรวจรอบก่อน ๆ คือ เกณฑที่เป็นประโยชน์ต่อการให้คะแนน หากสภาพพื้นที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงก็ควรได้คะแนนเท่าเดิม และถ้ามีการเปลี่ยนแปลงดีขึ้นหรือแย่ลง คะแนนควรสะท้อนภาพนั้นเช่นเดียวกัน
ที่มาข้อมูล
หนังสือ 5ส
สถานบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
