ขั้นตอนและประเด็นในการตรวจ
ขั้นตอนและประเด็นในการตรวจ
การตรวจประเมินโดยคณะกรรมการกลาง อาจใช้ลำดับขั้นตอนดังนี้
ก่อนการตรวจ
- จัดทำแผนการตรวจ
- ศึกษาเกณฑ์และแบบฟอร์มที่ใช้ตรวจ
- ศึกษาผลการตรวจประเมินครั้งที่ผ่านมา เพื่อนำมาความคืบหน้าในการปรับปรุง
- กำหนดเส้นทานการเดินตรวจ
- เตรียมอุปกรณ์การตรวจให้พร้อม
- แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบถึงวันและช่วงเวลาของการตรวจ
การปฏิบัติในระหว่างการตรวจ
- เข้าตรวจตามกำหนดการและแผนงานที่กำหนด (ไม่ควรไปตรวจเพื่อจับผิดและไม่ได้แจ้งล่วงหน้า)
- เข้าพื้นที่ตามเวลานัดหมายและอย่าลืมทักทายกันก่อน
- ยิ้มแย้ม แจ่มใส พูดจาอย่างสร้างสรรค์
- กรรมการตรวจ 5ส ไม่ควรโต้เถียงกันเอง
- หากคณะกรรมการยังไม่มีความชำนาญ ควรเดินตรวจพร้อมกัน เพื่อให้เห็นข้อมูลร่วมกัน หากมีปัญหาติดขัดจะสามารถพูดคุย ซัก
- ถามในจุดนั้นได้
- ควรตรวจที่บอร์ด 5ส ของพื้นที่ก่อน โดยให้หัวหน้าพื้นที่นำเสนอบอร์ด 5ส ของพื้นที่ผลการปรับปรุง และความคิดเห็นต่าง ๆ
- ให้เจ้าพื้นที่นำไปชมจุดที่ดีที่สุดในการทำ 5ส ของพื้นที่ (ให้นำเสนอก่อน) แล้วตามด้วยจุดที่ได้ปรับปรุง
- ตรวจพื้นที่ตามแบบฟอร์มให้ตรวจตามเกณฑ์อย่างเคร่งครัดและตรงไปตรงมา
- ตรวจสอบความเข้าใจและการปฏิบัติของสมาชิก
- ผู้ตรวจต้องตั้งใจฟังเพื่อพิจารณาว่า ควรให้คำแนะนำอย่างไร
- เมื่อพบจุดต้องปรับปรุงให้ถ่ายภาพ เพื่อนำไปเป็นประเด็นในการให้ข้อเสนอแนะและติดตามผล
- ให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ เพื่อการปรับปรุง พัฒนา และยกระดับมาตรฐานของพื้นที่ให้สูงขึ้น (ให้ชม 3 ครั้งก่อน แล้วจึงให้
- คำแนะนำ หรืออาจจะชมสลับกับให้คำแนะนำเป็นระยะก็ได้)
- ให้คะแนนจากภาพรวมของพื้นที่
- คณะกรรมการกล่าวขอขอบคุณเมื่อตรวจเสร็จ
ภายหลังการตรวจ
- คณะกรรมการควรประชุมร่วมกันทันที เพื่อสรุข้อดีและข้อแนะนำ เพื่อการปรับปรุง
- ปรับคะแนนเพื่อเป็นมติของกลุ่ม (มีผลสรุปเดียว) หากเป็นการตรวจครั้งแรกขององค์กร ไม่ควรใช้วิธีค่าเฉลี่ยของคะแนน แต่ควรใช้
- วิธีฉันทามติ แต่ถ้ามีความเชี่ยวชาญในการตรวจ อาจใช้วิธีค่าเฉลี่ย เพื่อประหยัดเวลา
- คณะกรรมส่งผลคะแนน ข้อแนะนำ ภาพถ่ายต่างๆ ไปยังพื้นที่และผู้บริหารภายใน 2 วัน (ไม่ควรเกิน 7 วัน)
- คณะกรรมการกลางรวบรวมคะแนนของทุกพื้นที่ เพื่อสรุปคะแนนในภาพรวมขององค์กร แล้วนำเสนอข้อมูลที่บอร์ดกลาง 5ส
- ติดตามการปรับปรุงของแต่ละพื้นที่ในการตรวจครั้งหน้
ข้อพึงระวังสในการเป็นผู้ตรวจที่ดี
อย่า ... เข้าข้างตัวเอง
อย่า ... ตรวจพื้นที่ตัวเอง
อย่า ... ตำหนิ หรือวิจารณ์
อย่า ... โต้แย้ง
อย่า ... โต้เถียง
อย่า ... ลืมให้ข้อเสนอแนะ
