ขั้นตอนและประเด็นในการตรวจ

การตรวจประเมินโดยคณะกรรมการกลาง อาจใช้ลำดับขั้นตอนดังนี้

ก่อนการตรวจ

1. จัดทำแผนการตรวจ
2. ศึกษาเกณฑ์และแบบฟอร์มที่ใช้ตรวจ
3. ศึกษาผลการตรวจประเมินครั้งที่ผ่านมา เพื่อนำมาความคืบหน้าในการปรับปรุง
4. กำหนดเส้นทานการเดินตรวจ
5. เตรียมอุปกรณ์การตรวจให้พร้อม
6. แจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบถึงวันและช่วงเวลาของการตรวจ

การปฏิบัติในระหว่างการตรวจ

1. เข้าตรวจตามกำหนดการและแผนงานที่กำหนด (ไม่ควรไปตรวจเพื่อจับผิดและไม่ได้แจ้งล่วงหน้า)
2. เข้าพื้นที่ตามเวลานัดหมายและอย่าลืมทักทายกันก่อน
3. ยิ้มแย้ม แจ่มใส พูดจาอย่างสร้างสรรค์
4. กรรมการตรวจ 5ส ไม่ควรโต้เถียงกันเอง
5. หากคณะกรรมการยังไม่มีความชำนาญ ควรเดินตรวจพร้อมกัน เพื่อให้เห็นข้อมูลร่วมกัน  หากมีปัญหาติดขัดจะสามารถพูดคุย ซัก
6. ถามในจุดนั้นได้
7. ควรตรวจที่บอร์ด 5ส ของพื้นที่ก่อน โดยให้หัวหน้าพื้นที่นำเสนอบอร์ด 5ส ของพื้นที่ผลการปรับปรุง และความคิดเห็นต่าง ๆ
8. ให้เจ้าพื้นที่นำไปชมจุดที่ดีที่สุดในการทำ 5ส ของพื้นที่ (ให้นำเสนอก่อน) แล้วตามด้วยจุดที่ได้ปรับปรุง
9. ตรวจพื้นที่ตามแบบฟอร์มให้ตรวจตามเกณฑ์อย่างเคร่งครัดและตรงไปตรงมา
10. ตรวจสอบความเข้าใจและการปฏิบัติของสมาชิก
11. ผู้ตรวจต้องตั้งใจฟังเพื่อพิจารณาว่า ควรให้คำแนะนำอย่างไร
12. เมื่อพบจุดต้องปรับปรุงให้ถ่ายภาพ เพื่อนำไปเป็นประเด็นในการให้ข้อเสนอแนะและติดตามผล
13. ให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ เพื่อการปรับปรุง พัฒนา และยกระดับมาตรฐานของพื้นที่ให้สูงขึ้น (ให้ชม 3 ครั้งก่อน แล้วจึงให้
14. คำแนะนำ หรืออาจจะชมสลับกับให้คำแนะนำเป็นระยะก็ได้)
15. ให้คะแนนจากภาพรวมของพื้นที่
16. คณะกรรมการกล่าวขอขอบคุณเมื่อตรวจเสร็จ

ภายหลังการตรวจ

1. คณะกรรมการควรประชุมร่วมกันทันที เพื่อสรุข้อดีและข้อแนะนำ เพื่อการปรับปรุง
2. ปรับคะแนนเพื่อเป็นมติของกลุ่ม (มีผลสรุปเดียว) หากเป็นการตรวจครั้งแรกขององค์กร ไม่ควรใช้วิธีค่าเฉลี่ยของคะแนน แต่ควรใช้
3. วิธีฉันทามติ แต่ถ้ามีความเชี่ยวชาญในการตรวจ อาจใช้วิธีค่าเฉลี่ย เพื่อประหยัดเวลา
4. คณะกรรมส่งผลคะแนน ข้อแนะนำ ภาพถ่ายต่างๆ ไปยังพื้นที่และผู้บริหารภายใน 2 วัน (ไม่ควรเกิน 7 วัน)
5. คณะกรรมการกลางรวบรวมคะแนนของทุกพื้นที่ เพื่อสรุปคะแนนในภาพรวมขององค์กร แล้วนำเสนอข้อมูลที่บอร์ดกลาง 5ส
6. ติดตามการปรับปรุงของแต่ละพื้นที่ในการตรวจครั้งหน้

ข้อพึงระวังสในการเป็นผู้ตรวจที่ดี

       อย่า ... เข้าข้างตัวเอง

       อย่า ... ตรวจพื้นที่ตัวเอง

       อย่า ...  ตำหนิ หรือวิจารณ์

       อย่า ... โต้แย้ง

       อย่า ... โต้เถียง

       อย่า ... ลืมให้ข้อเสนอแนะ