หน้าที่ของกรรมการตรวจพื้นที่ 5ส
1. ต้องรู้ว่า 5ส คืออะไร แต่ละ ส มีหัวใจอย่างไร
2. ต้องรู้แนวทางและหลักเกณฑ์การตรวจ และให้คะแนน
3. ทำหน้าที่ตรวจ 5ส ตามวัน เวลา และ สถานที่
4. ศึกษาทำความเข้าใจกับมาตรฐานของแต่ละพื้นที่
5. สังเกตสภาพทั่วไปของพื้นที่ 5ส ทุกพื้นที่อย่างละเอียดตามหลักการ 5ส
6. เมื่อพบข้อบกพร่องที่ไม่เข้าหลัก 5ส ควรให้คำแนะนำเพื่อการปรับปรุง
7. รับฟังความคิดเห็นของสมาชิกในพื้นที่ 5ส
8. เขียนคำแนะนำสิ่งที่ได้พบเห็นในแบบตรวจพื้นที่ 5ส ที่กำหนดไว้
9. ให้คะแนนตามแบบตรวจที่กำหนดไว้
10. ส่งผลคะแนนพร้อมทั้งคำแนะนำให้เลขานุการคณะ กรรมการตรวจพื้นที่ 5ส ภายในระยะเวลาที่กำหนด
เทคนิคการตรวจแต่ละ ส
1. สะสาง :ให้มั่นใจว่ามีแต่ของที่จำเป็นเท่านั้น ณ สถานที่นั้น
กรรมการตรวจ
1. การตรวจสะสาง
1.1 มีเฉพาะของที่ใช้บ่อย
1.2 ของที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของงาน
1.3 มีปริมาณที่เหมาะสม
2. สะดวก : มีที่สำหรับของทุกสิ่งและของทุกสิ่งนั้นต้องอยู่ในที่ของมันใช้แล้วต้องเก็บที่เดิม การตรวจสะดวก
2.1 ประสิทธิภาพ ( หยิบได้รวดเร็วไหม ) โดยดูระบบการใช้งาน
2.2 คุณภาพ ( จัดเก็บไว้แล้วไม่เกิดความเสียหายไหม )
2.3 ความปลอดภัย
3. สะอาด : การตรวจมี 3 ระดับ
3.1 ทั่วไป ( บริเวณโดยรอบ )
3.2 ตรวจสอบ ( เครื่องจักร ดูแลถูกต้อง )
3.3 ควบคุมด้วยการมองเห็น ( ทาสี , ตีเส้น )
4. สุขลักษณะ : การตรวจสอบคือรักษามาตรฐาน และปรับปรุงให้ดีขึ้น
5. สร้างนิสัย : มีทัศนคติที่ดีในการทำงาน ( ดูจากสายตา , การสังเกต , อยากปรับปรุงพื้นที่ทำงาน)
กรรมการตรวจพื้นที่ 5ส ที่ดี ควรดำเนินการอย่างไร
1. ต้องเขียนข้อเสนอแนะ / ชี้แนะ และเหตุผลแต่ละครั้งจะต้องมีแนวทางในการปรับปรุงให้กับพื้นที่ด้วยไม่ใช่บอกว่า ถ้าดีต้องทำอย่างไร
2. ต้องเขียนข้อเสนอแนะทางบวกเสมอ
3. การให้คะแนนตามแบบฟอร์ม ควรดูภาพรวมทั้งหมวดไม่ควรให้คะแนนเป็นข้อ ๆ ไปเรื่อย ๆ และควรให้คะแนนหลังจากดูหมดพื้นที่แล้วไม่ควรดูไปให้ไป และไม่ควรตรวจครบทุกพื้นที่ แล้วมาให้คะแนนรวดเดียว
4. ให้คำชมเชยในสิ่งที่เป็นข้อดีที่พบและจุดที่ได้มีการ ปรับปรุง / พัฒนาขึ้น
5. ใช้คำถามที่เหมาะสมถึงเหตุผลในการจัดการ 5ส ก่อนให้ คะแนน / COMMENT
6. ตอบข้อซักถาม และข้อข้องใจต่าง ๆ พร้อมให้ความรู้ และหลักการ 5ส ที่ถูกต้อง
7. ทักทายพูดคุยเป็นกันเองกับผู้ถูกตรวจ ให้กำลังใจกระตุ้น และส่งเสริมความพยายามในการทำกิจกรรม
8. สังเกต และขอดูหลักฐานด้วยท่าทีที่สุภาพ
9. เมื่อตรวจพื้นที่เสร็จ ก่อนออกจากพื้นที่ต้องขอบคุณ หน.พื้นที่ และผู้รับตรวจ
หลักเกณฑ์ เทคนิคการให้คะแนน
1. ห้ามให้คะแนน ศูนย์ เด็ดขาดในการตรวจครั้งแรก
2. ไม่ควรให้คะแนนสูงหรือใจดีเกินไป เพราะจะมีผลเสีย ทำแค่นี้ก็พอแล้วได้คะแนนตั้งเยอะแยะ
3. ไม่ควรให้คะแนนต่ำเกินไป เพราะจะมีผลเสียคือ 5ส เป็นเรื่องยาก เป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้เสียเวลาเปล่า
4. ให้คะแนนแต้มต่อกับหน่วยงานที่มีพื้นที่รับผิดชอบมากแต่พนักงานน้อย
5. พยายามหาข้อดีหรือจุดเด่นของพื้นที่ให้ได้เพื่อให้คะแนนและเขียนไว้ใน COMMENT
6. ไม่ควรให้คะแนนทีละข้อ ควรพิจารณาเป็นหมวดใหญ่ ๆ และให้คะแนนตามการปรับปรุง ถ้าจะให้คะแนนสูงหรือต่ำ ต้องมีเหตุผลที่เด่นชัดไม่ใช่ให้ตามความรู้สึกนึกคิดของตัวเอง
สรุปรายละเอียดการให้คะแนนในแบบฟอร์ม
1. โต๊ะทำงาน เน้น 3ส แรก คือ สะอาด , สะสาง และสะดวกให้พิจารณาโดยรวมทุกโต๊ะในพื้นที่
2. ตู้เก็บเอกสาร / ตู้เก็บของเน้น สะสาง / สะดวก ดูการจัดเก็บของหรือเอกสารว่าเป็นระบบ สะดวกค้นหาหรือเอกสารว่าเป็นระบบสะดวกค้นหาหรือไม่
3. อุปกรณ์ / เครื่องใช้ไฟฟ้า เน้นตรวจการเดินสายไฟ / ความปลอดภัย
4. สภาพแวดล้อมของพื้นที่ เน้น สะอาด / สุขลักษณะ ความเป็นระเบียบเรียบร้อยโดยรวมการจัดวางแผนผังโต๊ะหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ เหมาะสมหรือไม่
5. ความร่วมมือของพนักงาน เน้นทัศนคติ โดยการสอบถาม พูดคุยระหว่างตรวจพื้นที่
6. นโยบายของผู้บริหารในพื้นที่ เน้นการประเมินความสนใจ / แนวความคิดของผู้บริหารให้การสนับสนุน / ให้กำลังใจเพียงใดพนักงาน ให้ความร่วมมือหรือไม่ ประเด็นที่ควรสังเกต
6.1 ทุกคนมีส่วนร่วม
6.2 ทำอย่างมีระบบ (ประชุมพื้นที่,วางแผน , ทำมาตรฐาน , วัดผล)
6.3 หัวหน้าส่งเสริมการทำ 5ส
6.4 พนักงานมีทัศนคติที่ดีต่อ 5ส
ข้อควรระวัง
- อย่าด่วนสรุปให้คะแนนโดยไม่ได้ถามเจ้าของพื้นที่
- ไม่นำมาตรฐานของหน่วยงานหนึ่งไปใช้กับอีก หน่วยงานหนึ่ง
- ไม่ตำหนิสมาชิกของพื้นที่ ระหว่างการตรวจ
- ถ้าไม่มั่นใจอย่า COMMENT
- หลีกเลี่ยงการโต้เถียงกับสมาชิกในพื้นที่
- ระลึกไว้เสมอว่า ไม่มี Perfect Module หรือ มาตรฐานที่ดีที่สุด มาตรฐานเดียว
- ไม่ใช้คำพูดบั่นทอนกำลังใจ เช่นทำไม่ถูก ใช้ไม่ได้ ทำไมยังไม่แก้ไข ฯลฯ
- ไม่แนะนำสิ่งที่พนักงานทำไม่ได้ ซึ่งเป็นสิทธิการจัดการ หรือใช้งบประมาณ เช่น ทำไมไม่ทาสีใหม่ ทำไมไม่เปลี่ยนผู้รับเหมา ฯลฯ
- การใช้มือลูบฝุ่นตามชั้น หรืออุปกรณ์ ( ใช้ได้เฉพาะบางพื้นที่ บางคน บางกรณี )
- ความยุติธรรมในการตรวจเป็นสิ่งสำคัญ
ยกระดับการเพิ่มผลิตภาพ ความปลอดภัยในองค์กรด้วย กิจกรรมด้านความปลอดภัย เพื่อทุกคน...
