บทความ HoRenSo
สวัสดีครับ
ผมได้ซื้อหนังสื่อมา 1 เล่ม ชื่อ เปลี่ยนวิธีทำงาน แค่ 1% คุณก็แซงหน้าคน 99 % ได้แล้ว ของ โคโนะ เอตาโร่ เขียน อ่านแล้วดีมากมีประโยชน์มาก ขออนุญาตนำมาเผยแพร่ต่อ เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดครับ
ปรับระดับข้อมูลของผู้ฟังให้ตรงกัน
เรื่องที่คุณต้องจำไว้เวลา โฮเร็นโซ คือ ระดับข้อมูลระหว่างที่คุณกับผู้ฟังมีอยู่นั้นไม่เท่ากัน
คุณรู้เรื่องที่ตัวเองรับผิดชอบดีที่สุด แม้แต่หัวหน้าก็ไม่มีทางรู้ข้อมูลที่มากหรือสดใหม่ได้เท่าคุณ
หัวหน้าหรือผู้บริหารต้องดูแลทั้งลูกน้อง หน้าที่ความรับผิดชอบ และงานอื่น ๆ อีกมากมาย หากคุณพูดเข้าประเด็นทันที เขาจะถามกลับมาว่า "คุณพูดเรื่องอะไร" ดังนั้นคุณต้องเริ่มด้วยการลดความแตกต่างของข้อมูลที่มีอยู่ ถ้าไม่ทำแบบนั้น ผู้ฟังจะคิดว่า "พูดเรื่องอะไรของเขาเนีย ไม่เข้าใจสักนิด" หรือผู้ฟังอาจจะหงุดหงิด ทำให้คุณไม่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้
เวลาที่โฮเร็นโซ หลังจากบอกหัวข้อที่จะพูดแล้วให้คุณบอกความเป็นมาและภาพรวมอย่างกระชับ แม้คุณจะโฮเร็นโซเรื่องนี้มาแล้วหลายครััง แต่คุณต้องเริ่มอธิบายจากความเป็นมา และภาพรวม ก่อนทุกครั้ง
ท่านคิดทำนองว่า "เมื่อคราวก่อนรายไปแล้วนี่" หรือ "ก็หัวหน้าไม่อ่านเอกสารที่ส่งให้นี่นา" เป็นอันขาดเพราะว่ามันเป็นเพียงข้อมอ้างของคุณ คุณไม่สามารถบังคับคนอื่นให้ทำในสิ่งที่คุณต้องการได้
กรณีที่คุณไม่รู้ว่าผู้ฟังมีข้อมูลอยู่ในระดับใด ให้เกรินว่า"ขออนุญาตอธิบายเี่ยวกับความเป็นมาก่่อนนะครับ" แล้วดูปฏิกิริยาของผู้ฟัง ถ้าเขาบอกว่า "รู้อยู่แล้ว เข้าประเด็นได้เลย " คุณก็พูดเข้าประเด็นได้ทันที
ทว่าการโฮเร็นโซ ที่ดีนั้นผู้พูดและผู้ฟังควรจะได้พบประกันทุกวัน สื่อสารเกี่ยวกับเรื่องนั้นบ่อยๆ และสามารถเข้าใจคนกันด้ัวยการใช้คำอย่าง "เรื่องนั้น" หรือ "เรื่องโน้น" ซึ่งจะช่วยให้การทำงานเป็นอย่างสะดวกราบรื่น
ลองพูด " อันดับแรก" แทนคำว่า "ก่อนอื่น"
ตอนที่ผมเพิ่งเริ่มเข้าทำงานใหม่ ๆ รุ่นพี่ที่ทำงานบอกผมเรื่องหนึ่ง ซึ่งผมประทับใจและจำได้ดี นั่นคือ "จงพูดคำว่า อันดับแรก แทน ก่อนอื่น"
ผมไม่เคยรู้ตัวเลยว่าคำพูดติดปากของผมระหว่างโฮเร็นโซ คือ "ก่อนอื่น ผมเตรียมข้อมูลนี้มาครับ"
จนวันหนึ่งรุ่นพี่คนนั้นถามว่า
นายพูดว่า ก่อนอื่น เพราะนายทำงานแบบขอไปทีงั้นหรอ
ผมตอบไปว่า ไม่ใช่ครับ แต่จะให้ผมใช้คำไหนล่ะ รุ่นพี่จึงตอบกลับมาว่า
ลองเปลี่ยนไปพูดว่า อันดับแรก สิ จากนั้นก็เป็น อันดับต่อไป
ตั้งแต่นั้นมาผมก็เปลี่ยนจา่กการพูดคำว่า ก่อนอื่น ไปเป็น อันดับแรก พอผมพูดคำนี้จนติดปากแล้ว ผมก็เริ่มตระหนักถึงการทำอะไรอย่างเป็นขั้นเป็นตอนเสมอ
ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อผมมองดูคนรอบข้างก็สังเกตเห็นว่าคนที่พูดคำว่า ก่อนอื่น มักทำงานแบบขอไปที่และไม่มีขั้นตอน
คำว่า โคโตะดามะ (พลังแห่งคำพูด) ในภาษาญี่ปุ่นมีความหมายว่า คำพูดสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ฟังแล้วสะท้อนถึงพฤติกรรมของผู้พูดอีกด้วย
คุณลองทบทวนคำพูดที่ใช้ ขณะโฮเร็นโซดูซิครับ
เรียงลำดับจากไปพบ โทรศัพท์ ส่งอีเมล
ผมรู้สึกว่าการโฮเร็นโซด้วยอีเมลเป็นวิธีที่ใช้กันทั่วไปในสมัยนี้เลยนึกสงสัยว่า ถ้าไม่มีอีเมลเราจะทำงานกันอย่างไร
คุณเคยเห็นแก่ความสะดวก เลยส่งอีเมลเพราะอยากให้งานเสร็จๆ ไปไหมครับ
ก่อนที่ผมจะโฮเร็นโซะด้วยการส่งอีเมล ผมจะคิดก่อนเสมอว่าสามารถใช้วิธีอื่นได้ไหม โดยเรียงลำดับจากไปพบและโทรศัพท์
หากคำนึงถึงปริมาณข้อมูลที่จะสื่อสารกันและความรวดเร็วในการตอบสนองแล้ว การโฮเร็นโซที่ใช้เวลาสั้นที่สุดจะเรียงตามลำดับดังกล่าว
ตัวอย่าง เช่นสมมุติว่าถ้าต้องการปรึกษาเกี่ยวกับการดำเนินการ ในขั้นตอนต่อไป ถ้าคุณใช้วิธีการส่งอีเมลอีกฝ่ายจะใช้เวลา 1 วันในการตอบกลับมา แต่ถ้าคุณใช้วิธีการไปพบ หรือโทรศัพท์ แทนความรวดเร็วในการดำเนินการเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากคุณได้รับคำตอบทันที
ในกรณีที่คุณใช้โทรศัพท์ติดต่อธุรกิจมีกฎอยู่ว่าให้พูดธุระ 1 เรื่องต่อการโทร 1 ครั้งแต่ถ้าเป็นการไปพบคุณจะสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลนอกเหนือจากประเด็นสำคัญได้สะดวกขึ้นในทำนองว่า เอ้อ นึกขึ้นได้ แถมยังได้รับข้อมูลที่ไม่ใช่ภาษาพูด เช่น ภาษากายและอารมณ์ของผู้สนทนา นอกจากนี้คู่สนทนายังเกิดความประทับใจที่คุณอุตส่าห์สละเวลามาด้วยตัวเองซึ่งนั่นนำไปสู่ความไว้วางใจที่อีกฝ่ายหนึ่งมีให้คุณ
โดยทั่วไปแล้วถึงเวลาที่คุณจะใช้เวลาไปพบหรือโทรศัพท์จะสั้นกว่าการส่งอีเมล เนื่องจากการพิมพ์อีเมลนั้นใช้เวลานานกว่าที่คิด ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับระยะทางที่ใช้เดินทางไปพบอีกฝ่ายหนึ่งด้วย
หากพิจารณาในแง่ของประสิทธิภาพเมื่อพบเมื่อเทียบกับเวลาที่ใช้ไปแล้ว การโฮเร็นโซด้วยอีเมลเป็นวิธีที่อยู่ในลำดับสุดท้าย
ยิ่งถ้าอีกฝ่ายทำงานอยู่ชั้นเดียวกับคุณคุณก็ควรจะการโฮเร็นโซด้วยการไปพบ
