เกำหนดจุดมุ่งหมายและเป้าหมายร่วมกันไว้ล่วงหน้า
รายการประชุมที่ดูเหมือนจะดำเนินการดำเนินไปด้วยดีส่วนใหญ่แล้วมักมีเรื่องอื่นที่ไม่ได้อยู่ในระเบียบวาระการประชุมเข้ามาแทรก
ผู้เข้าประชุมทุกคนจึงจำเป็นต้องมีจุดมุ่งหมายและเป้าหมายของการประชุมร่วมกัน
บางคนคงจะเกิดคำถามว่าจุดมุ่งหมายกับเป้าหมายมันต่างกันอย่างไรผมขอให้คำนิยามดังนี้ครับ
จุดมุ่งหมายผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น
เป้าหมายเกณฑ์วัดระดับความสำเร็จของจุดมุ่งหมาย
ตัวอย่างเช่นบริษัทจัดประชุมการขายเป็นประจำทุกสัปดาห์
โดยมีจุดมุ่งหมายคือตรวจสอบยอดขายล่าสุดและหามาตรการที่จำเป็นในการทำให้ได้ตามเป้าส่วนเป้าหมายในการประชุมมี 3 ประการดังนี้
เป้าหมายที่ 1 หาผลต่างระหว่างยอดขายของฝ่ายสัมภาระที่แล้วกับเป้าหมายที่ตั้งไว้
เป้าหมายที่ 2 พิจารณาปัญหาและมาตรการรับมือในการในกรณียอดขายไม่ได้ตามเป้า
เป้าหมายที่ 3 วางแผนของสัปดาห์หน้า
หากการประชุมดำเนินไปด้วยที่ทุกคนไม่มีจุดมุ่งหมายและเป้าหมายร่วมกันเวลาเข้าประชุมกลับเข้าเรื่องเดิมได้ถูกเพราะผู้เข้าร่วมประชุมบอกไม่ได้ว่าแบบไหนคือการพูดออกนอกเรื่องส่วนคนที่พูดออกนอกเรื่องก็จะคิดว่าสิ่งที่เขาพูดอยู่นั้นเป็นประเด็นหลัก
ดังนั้นกรณีผู้ร่วมประชุมยังไม่มีจุดมุ่งหมายและเป้าหมายของการประชุมร่วมกันก็ไม่ควรจัดการประชุมผมขอย้ำว่าการเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการประชุม
กำหนดจุดมุ่งหมายของการประชุมให้ชัดเจน
ผมเคยได้ยินบทสนทนาหลังการประชุมสิ้นสุดลงอย่างเช่นการประชุมเมื่อกี้ก็ไม่ได้แตกต่างอะไรกับการแสดงความคิดเห็นกันเฉยๆเลยหรือเลิกประชุมก็ดีแล้วค่ะถ้าจะพูดไปกันคนละทางแบบนี้
สาเหตุเป็นเพราะผู้เข้าร่วมประชุมไม่เข้าใจความแตกต่างระหว่างการระดมสมองกับการประเมิน
การประชุมประกอบด้วย 2 ขั้นตอน หลักๆได้แก่การระดมสมองคือการออกไอเดียมาเรื่อยๆ และการประเมินคือการนำไอเดียที่ได้มาจัดระเบียบและพิจารณาตัดสิน
การระดมสมองมีกติกาว่าออกไอเดียได้แต่ห้ามปฏิเสธไอเดียคนอื่นถ้ามีผู้เข้าร่วมประชุมที่ไม่รู้กติกาข้อนี้แต่คนเดียวก็อาจทำให้ไอเดียดีๆถูกสกัดดาวรุ่งได้
สิ่งสำคัญในการประชุมคือการกำหนดล่วงหน้าให้ชัดเจนไปเลยว่าจุดมุ่งหมายของการประชุมในวันนั้นคือการระดมสมองหรือการประเมิน
การนำไอเดียที่ได้มาจัดระเบียบด้วยแผนผังความคิดเพื่อมุ่งสู่ข้อสรุปคือประเมินซึ่งผู้เข้าประชุมจะวิพากษ์วิจารณ์หรือถกเถียงกันอย่างดุเดือดเพื่อให้ได้ข้อสรุป
ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่ผู้ควรปฏิบัติขณะที่มี การระดมสมองหรือประเมินจะแตกต่างกันมาก
การประชุมจะดำเนินไปไม่ได้ถ้าผู้ประชุมไม่มีจุดมุ่งหมายร่วมกันแบบนี้
หากคุณเป็นประธานการประชุมควรเน้นย้ำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนเข้าใจตรงกัน เช่นการประชุมในวันนี้เน้นการระดมสมองหรือ ครึ่งแรกเราจะทำการระดมสมองกันประเมิน
การเน้นย้ำ แบบนี้ช่วยให้คุณได้แสดงบทบาทในฐานะผู้นำการประชุมและทำให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
วางแผนประชุมล่วงหน้า
การประชุมจะบรรลุจุดมุ่งหมายได้ก็ต่อเมื่อมีการวางแผนการดำเนินงานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดยจะคิดถึงเรื่องวาระการประชุม รวมทั้งระยะเวลาที่จะใช้เกริ่นนำและสรุป
หลังจากจัดวาระการประชุมแล้วให้จัดสรรเวลาที่จะใช้ในหน่วยนาที เมื่อผู้เข้าประชุมทุกคนเห็นวาระการประชุมก็จะมีจุดมุ่งหมายที่ตรงกันและป้องกันการพูดออกนอกประเด็นได้
การจัดสรรเวลาจะต้องคำนึงถึงวาระการประชุมและปฏิกิริยาผู้เข้าประชุมที่มีวาระต่างๆแล้วคาดคะเนเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
ลำดับต่อไปคือการกำหนดลำดับการประชุมโดยให้กำหนดการลำดับความเร่งด่วน หากคุณกำหนดลำดับวาระการประชุมตามลำดับความสำคัญ ก็อาจเสี่ยงว่าการอภิปรายจะยืดเยื้อจนหมดเวลาและไม่สามารถพิจารณาวาระการประชุมเร่งด่วนที่ใกล้จะถึงเส้นตายได้
ถ้าคุณกำหนดระยะเวลาการประชุมไว้ 2 ชั่วโมง คุณก็ต้องจัดสรรให้ทุกวาระการประชุมเสร็จภายใน 2 ชั่วโมง โดยเผื่อเวลาไว้สำหรับเรื่องอื่น ๆ 10 นาทีด้วย แต่หากการประชุมดำเนินไปตามที่กำหนดไว้และเสร็จก่อนเวลาให้คุณปิดการประชุมได้เลยไม่ต้องยื้อเวลาจนครบ 2 ชั่วโมง
การประชุมยิ่งใช้เวลาสั้นเท่าไหร่ยิ่งดี
ในกรณีที่มีการประชุมบรรลุจุดมุ่งหมายแล้วหรือคุณรู้ดีว่าไม่สามารถบันทึกจุดมุ่งหมายได้ในการประชุมครั้งนี้ แต่ยังเหลือเวลาอีก 30 นาทีให้คุณเป็นการประชุมเดี๋ยวนั้นเลย
การประชุมที่ใช้เวลามากกว่า 2 ชั่วโมงจะต้องกำหนดช่วงพัก เนื่องจากการทำให้ร่างกายผ่อนคลายและสดชื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนั้นเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้
ทั้งนี้การจัดสรรเวลาขึ้นอยู่กับดุลพินิจของผู้จัดการประชุมอย่างคุณ
ใส่ใจตำแหน่งที่นั่ ง
ลองนึกภาพตอนที่คุณเข้าไปนั่งในห้องที่ประชุมดูสิครับคุณจะทำอะไรตำแหน่งแรก
อย่างแรกที่คุณทำเวลาเข้าไปในห้องประชุมคือการเลือกที่นั่งของตัวเอง
ดังนั้นสิ่งที่คุณควรทำคือเลือกที่นั่งที่เอื้อต่อการบรรลุจุดมุ่งหมายของตัวเองให้มากที่สุด
ถ้าคุณเป็นคนจัดที่นั่ง สิ่งที่ควรลดความสำคัญคือแนวคิดเรื่องที่นั่งสำหรับคนสำคัญที่นั่งสำหรับผู้น้อย ซึ่งเป็นธรรมเนียมโบราณของญี่ปุ่นไม่มีใครใส่ใจแนวคิดนี้หรอกครับนอกจากชาวญี่ปุ่น ทั้งนี้การประชุมต่างจากการทักทายหรือการต้อนรับแขกในงานเลี้ยงถึงควรให้ความสำคัญกับการนำมติที่ได้จากการประชุมไปใช้ประโยชน์มากกว่า
สิ่งที่ควรสังเกตเป็นอันดับแรกคือตำแหน่งของกระดานไวท์บอร์ด ถ้าคุณต้องการเป็นผู้นำคุณควรนั่งใกล้กระดานไวท์บอร์ดเข้าไว้
ตำแหน่งที่นั่งของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆก็เป็นสิ่งสำคัญ
โดยเฉพาะคนที่นั่งตรงข้ามคุณเพราะว่าเมื่อถึงเวลาที่จะต้องหันหน้าเข้าหากัน คุณจะสื่อสารกับฝ่ายตรงข้ามก็ยังลึกซึ้ง แต่บางคนบอกว่าการนั่งแบบนี้คือตำแหน่งประชันหน้ากัน ในกรณีที่ฝ่ายตรงข้ามมีความคิดเห็นขัดแย้งกับคุณยิ่งทำให้ความขัดแย้งความฝ่ายได้ง่ายขึ้น
ในทางกลับกันที่นั่งข้างๆคุณถูกเรียกว่าตำแหน่งสวนสานสัมพันธ์ เป็นตำแหน่งที่ใช้ในการเจรจาธุรกิจ ยิ่งถ้าอีกฝ่ายนั่งอยู่ในระยะไว้เกิน 1.5 เมตรซึ่งเป็นระยะที่ไม่สามารถ ชักดาบออกมาวัดแก่งได้ว่ากันว่านี่คือระยะที่ทำให้คุณต่อไปเป้าหมายจู่โจมได้ยาก เนื่องจากในทางจิตวิทยาอธิบายว่ามันเป็นระยะสำหรับคนที่ชอบพอและรู้สึกเป็นมิตรกันเท่านั้น
ถ้าสิ่งแรกที่คุณทำให้เมื่อเดินเข้ามาในห้องประชุมก็คือการเลือกตำแหน่งที่นั่งคุณจะชิงความได้เปรียบก่อนผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน
ใช้กระดาษไวท์บอร์ด
ผมเคยถามเหล่าพนักงานบริษัทผู้มากด้วยประสบการณ์เกี่ยวกับ จุดเด่นของคนเก่ง ในบรรดาความคิดเห็นทั้งหมดนั้นมีประเด็นที่ตรงกันอย่างน่าประหลาดใจ
คนเก่งไม่ว่าจะเป็นพนักงานหนุ่มสาว พนักงานระดับกลาง หรือพนักงานที่อยู่มานานแล้วก็ ในระหว่างที่เขาอภิปราย เขาจะลุกขึ้นไปเขียนลงบนกระดานไวท์บอร์ด
ต่อมาผมจึงลองสังเกตพนักงานด้วยมุมมองนั้นและพบว่าทฤษฎีนี้มีความแม่นยำเกือบ 100%
เหตุผลที่บรรดาคนเก่งทั้งหลายใช้กระดานไวท์บอร์ดเพราะว่าเพราะเขาต้องการหลีกเลี่ยงสงครามน้ำลายจากการเอาแต่ปะทะคารมจนทำให้อภิปรายไม่คืบหน้าเสียทีพวกเขาจึงเขียนประเด็นต่างๆลงบนกระดานไวท์บอร์ดเพื่อให้ผู้เข้าประชุมเข้าใจตรงกัน
หากผู้เข้าประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันด้วยคำพูดเพียงอย่างเดียว การประชุมก็อาจจบลงพร้อมความเข้าใจผิดหรืออาจเสียเวลาในการทำความเข้าใจกันใหม่ จึงเป็นการเสียทั้งแรงและเวลาไปโดยใช่เหตุ
เมื่อทุกคนเข้าใจตรงกันการประชุมจึงก้าวสู่ขั้นตอนต่อไปได้
คนเก่งกับคนไม่เก่งต่างกันแค่ปฏิบัติการเล็กๆน้อยๆแบบนี้เอง
ในการประชุมครั้งต่อไปให้คุณลองใช้กระดานไวท์บอร์ดดูสิครับ
ควบคุมการประชุมด้วยการพยักหน้า
การประชุมมีทางผู้พูดและผู้ฟังคุณคงนึกภาพออกว่าผู้พูดย่อมเป็นคนทำหน้าที่ควบคุมการประชุม แต่สำหรับผู้ฟังถ้าใช้เทคนิคที่ผมแนะนำต่อไปนี้ก็สามารถควบคุมการประชุมได้เช่นกัน
คุณรู้จักเทคนิค feedback ไหมครับ ถ้าอธิบายง่ายๆมันก็ปฏิญญาของผู้ฟัง เช่น การพยักหน้าและการพูดตอบรับเป็นช่วงๆ ซึ่งเป็นเทคนิคที่ใช้ได้ผลดี โดยเฉพาะเวลาที่คุณต้องการล้วงข้อมูลจากผู้พูด
เทคนิคนี้นอกจาก ผู้พูดอธิบายสิ่งต่างๆด้วยความรู้สึกดีๆแล้ว มันยังช่วยให้ผู้ฟังอย่างคุณสามารถควบคุมการประชุมได้ด้วย
สมัยที่ผมเริ่มทำงานใหม่ๆรุ่นพี่ที่ทำงานคนหนึ่งเคยบอกว่า
พนักงานใหม่ที่ยังไม่รู้งานจะมีวิธีเดียวในการเรียกความสนใจจากลูกค้าเวลาพูดการคือการส่ง feedback เช่นพยักหน้าอย่างหนักแน่นพร้อมพูดว่าครับใช่ครับหรือจริงเหรอครับ ถ้านายทำแบบนี้ไม่ว่าลูกค้าจะมีตำแหน่งสูงซะขนาดไหน พอผ่านไปสัก 10 นาทีหลังการประชุม นาทีหลังการประชุมเขา นาทีหลังการประชุมเขาจะหันมามองที่นายแล้วเริ่มพูดกับนาย
ผมลองทำตามแล้วก็เป็นอย่างนั้นจริงๆครั้งนี้การประเมินความพอดีในการส่ง feedback คือให้อยู่ในระดับที่ตัวเองที่ตัวเราเองรู้สึกว่ามากกว่าปกติไปเพียงเล็กน้อย
แน่นอนว่าใครๆก็ย่อมอยากพูดคุยกับคนที่พร้อมรับฟังอยู่แล้ว
การส่ง feedback ระหว่างการประชุมจะช่วยดึงดูดความสนใจของทุกคนในห้องและรักษาบรรยากาศในการประชุมได้แม้คุณจะเป็นผู้ฟังก็สามารถควบคุมการประชุมได้โดยง่ายแล้วกลายเป็นคนสำคัญได้กลายเป็นคนสำคัญไปในทันที
ส่งรายงานการประชุมในวันที่ประชุม
รายงานการประชุมเป็นวิธีป้องกันการลืมเนื้อหาสาระในการประชุมที่ได้ผลวิธีหนึ่ง
สิ่งสำคัญในการทำรายงานการประชุมคือ
ต้องส่งรายงานการประชุมในวันที่ประชุม
บริษัทส่วนใหญ่จะได้พนักงานใหม่ทำรายงานการประชุมจากนั้นหัวหน้าจะเป็นคนตรวจสอบความถูกต้อง
ประเด็นสำคัญไม่ได้อยู่ที่ความสมบูรณ์ ของรายงานการประชุม แต่อยู่ที่ว่าคุณจะจูงใจผู้เข้าประชุมให้ดำเนินการขั้นต่อไปได้อย่างไร คุณควรใช้ความคิดไตร่ตรองว่าจะทำรายงานการประชุมอย่างรวดเร็วและกระชับได้อย่างไรดีกว่า
เคล็ดลับการรายงานการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องสิ้นเปลืองเวลาคือการทำรายงานการประชุมในขณะที่กำลังการประชุมอยู่
จริงๆแล้วคุณควรนำ Notebook เข้าไปในห้องประชุมด้วยเพื่อเก็บข้อมูลให้ได้มากที่สุดแต่เมื่อถึงเวลาเรียบเรียงข้อมูลก็ให้ปรับรายละเอียดยิบย่อยทิ้งไปเหลือไว้แต่เนื้อหาตรงส่วนที่เชื่อมกับการดำเนินการขั้นต่อไปก็พอ
ผมคิดว่าหลายคนน่าจะรู้จักโค้งการลืมซึ่งเป็นผลงานของเฮอร์แมนลิฟวิ่งเฮ้าส์นักจิตวิทยาชาวเยอรมัน
ผมคิดว่าหลายคนน่าจะรู้จัก
เขาค้นพบมนุษย์เริ่มลืมข้อมูลหลังจากที่มันถูกป้อนเข้าสมอง 20 1 ชั่วโมงต่อ ชั่วโมงต่อนาทีจะ และพอนอนหลับภายใน 1 คืนจะลืมไปมากกว่า 80%
เมื่อรู้อย่างนี้แล้วหากคุณได้รับมอบหมายให้ทำรายงานการประชุม จงลงมือทำทันทีและส่งให้เร็วที่สุด เพราะมันจะช่วยประหยัดทั้งแรงแลเวลา แล้วยังได้รับคำชื่นชมจากเพื่อนร่วมงานอีกด้วย
ยกระดับการเพิ่มผลิตภาพ ความปลอดภัยในองค์กรด้วย กิจกรรมด้านความปลอดภัย เพื่อทุกคน...
