| เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย HORENSO |
| Hou Ren Sou : สิ่งสำคัญที่สุดในการทำงานกับเจ้านายญี่ปุ่น |
| หากจะพูดถึง HORENSO หลายคนอาจมีข้อสงสัยว่าคืออะไร แล้วจะช่วยเพื่อประสิทธิภาพงานได้อย่างไร แต่ในบริษัทประเทศญี่ปุ่นคำนี้จะเป็นที่รู้จักกันดี และถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย |
| คำว่า Hou Ren Sou ในภาษาญี่ปุ่นจะหมายถึง "ผักโขม แต่หากพูดถึง "โฮ เรน โซ" ในการทำงานแล้ว คนญี่ปุ่นทุกคนจะรู้ว่าเป็นหัวใจสำคัญที่สุดในการทำงาน เป็นพยางต้นของคำ 3 คำ คือ |
| o HORENSO มาจากคำในภาษาญี่ปุ่นคือ |
| o HOKOKU 報告(ほうこく) อ่านว่า โฮโคะคุ แปลว่า รายงานสิ่งที่ได้ทำไป |
| o RENRAKU 連絡 （れんらく อ่านว่า เรนราคุ แปลว่า ติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่อง |
| o SODAN 相談（そうだん) อ่านว่า โซดัน แปลว่า การปรึกษาหารือในกรณีมีข้อสงสัยเกิดปัญหาขึ้น |
| สำหรับคำว่า Hou Ren Sou ในที่ทำงานนั้นมีความหมายมากสำหรับการบริหารงานเพราะ การรายงาน การติดต่อสื่อสาร และ การปรึกษา เป็นขบวนการสำคัญในการทำงานและบริหารงานขององค์กร |
| ซึ่งการทำงานให้มีประสิทธิภาพเพื่อการลดความสูญเสียนั้น ต้องเริ่มต้นด้วยการปรับความคิดและทัศนคติของคนในองค์กร ให้มีจิตสำนึกในงานที่ตนเองทำและรับผิดชอบว่าถูกต้องหรือไม่ มีปัญหาหรือไม่ ต้องเป็นคนช่างสังเกต มี Commonsense สังเกตเห็นสิ่งที่ผิดปกติที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งรายงานผู้บังคับบัญชา เพื่อดำเนินการแก้ไขต่อไป ทั้งนี้การที่จะสามารถนำแนวคิดนี้ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิผลคนในองค์กรต้องมี |
| o มนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน – เพื่อให้การทำงานได้รับการสนับสนุนร่วมมือจากทุกฝ่าย |
| o รู้จักการรายงาน – โดยแจ้งข้อมูลข่าวสาร หรือสถานการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานให้หัวหน้าได้ทราบ ไม่ว่าจะสำเร็จหรือไม่ เพื่อให้เกิดการปรับปรุงและแก้ปัญหาต่อไป |
| o ประสานงาน – พบปะพูดคุยในเรื่องข้อมูล ความเคลื่อนไหวต่างๆของงานที่จะเป็นประโยชน์ |
| o การปรึกษาหารือ – ให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกับเรื่องที่เกิดขึ้น พร้อมอธิบายและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกัน เพื่อหาปัญหาและแนวทางแก้ไข |
| HORENSO อาจจะใหม่และแปลกสำหรับบางคน แต่การนำไปใช้นั้นไม่ยากเลย เพียงแค่เริ่มต้นด้วยไม่เพิกเฉยต่อปัญหาในองค์การ คิดที่จะปรับปรุงและพัฒนา เท่านี้ก็จะสามารถทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ |
| จะขอยกตัวอย่างในส่วนของ 報告（ほうこく) การรายงานสิ่งที่ได้ทำไป เช่น ถ้ามีเหตุการณ์เครื่องจักรขัดข้องขึ้นมา และเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบไม่ได้รายงานให้หัวหน้าโดยตรงทราบ เรื่องก็คงไม่ขึ้นไปถึงผู้บังคับบัญชา และการแก้ไขปัญหา ก็อาจเกิดการล่าช้า ซึ่งก็จะทำให้การทำงานต่อของเครื่องจักรต้องล่าช้าไป ซึ่งก็หมายถึงการผลิตชิ้นงานก็จะล่าช้าตามไปด้วย ซึ่งก็อาจจะไปกระทบต่อตารางการวางแผนการผลิต เป็นต้น นี่เป็นเพียงตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจนตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น แต่ความจริงในบริษัทญี่ปุ่น ได้มีการกำชับให้มีการรายงานทุกเรื่องไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กน้อยก็ตาม กล่าวคือ ถ้ารายงานแล้วไมมี action ในการสั่งงานหรือตัดสินแก้ไขปัญหาจากหัวหน้าถือว่าหัวหน้าผิด แต่ถ้าไม่มีการรายงานให้ทันการ นอกจากจะมีความผิดที่ไม่รายงานแล้ว หัวหน้าซึ่งรับผิดชอบโดยรวมก็ผิดอยู่ดี เพราะถือกันว่าผลงานหรือความผิดของลูกน้องคือผลงานหรือความผิดของหัวหน้างานด้วย หัวหน้าที่ดีต้องกล้ารับผิด ไม่ใช่โทษลูกน้องหรือเบี่ยงเบนความรับผิดชอบ และต้องไปเตรียมคุยกันก่อนในกลุ่มทำงานให้มีระบบรายงานที่ดีไม่ให้มีปัญหา ลูกน้องที่ดีต้องรับรายงานให้ทันท่วงทีเพื่อไม่ให้หัวหน้าลำบากและเพื่อฝึกให้ตนเองพร้อมที่จะก้าวเป็นหัวหน้าได้เร็ว และการรายงานไม่จำเป็นต้องรอให้มีการประชุมอย่างเป็นทางการเท่านั้น หรือไม่จำเป็นต้องพิมพ์เป็นรายงานที่เรียบร้อยแต่อาจเป็นโน๊ตเล็ก ๆ, อีเมล์ หรือโทรศัพท์ก็ได้ เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการเขียนรายงานหรือติดบอร์ดสำรับให้ทุกคนเขียนรายงานให้คนอื่นเห็น |
| วิธีการรายงานอาจทำได้โดย |
| - ก่อนที่จะรายงาน ให้เริ่มต้นด้วยการถามหัวหน้าว่า จะขอพูดคุยไม่ทราบว่าหัวหน้าจะมีเวลาไหม |
| - เริ่มต้นรายงานด้วยผลลัพธ์หรือข้อสรุปสั้น ๆ ก่อน |
| - รายงานข้อเท็จจริงเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น โดยไม่มีอารมณ์หรือข้อแก้ตัวใด ๆ เข้ามาเกี่ยวข้อง |
| - หากมีข้อมูลสถิติตัวเลขมาแสดงด้วยจะทำให้รายงานได้ชัดเจนขึ้น |
| - ในตอนสุดท้ายของการรายงานควรแสดงความคิดเห็นหรือแนวทางการแก้ไขปัญหาของตนเองด้วย |
| |
