5ส เพื่อตัวเอง
ทำ 5ส เพื่อตนเอง
รศ.นพ.กิตติ ลิ่มอภิชาต : คณบดีคณะแพทยศาสตร์
โดยทั่วไปแล้ว การทำ 5ส มักจะทำเพราะเป็นนโยบายขององค์กร เป็นนโยบายของหัวหน้างานบางกรณีหรือในบางหน่วยงานเกิดแรงต่อต้าน ไม่เห็นด้วย ไม่ให้ความร่วมมือ ด้วยสาเหตุหรือเหตุผลต่าง ๆ ที่พบบ่อย คือ งานที่ทำอยู่ในขณะนี้หนักมากอยู่แล้ว ไม่อยากรับงานเพิ่ม ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเสียดาย เพราะในความเป็นจริงแล้ว การทำ 5ส ไม่ได้เพิ่มงานแต่อย่างใด และถ้าทำอย่างถูกต้องทำอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง จะเป็นการลดงานด้วยซ้ำไป ผลประโยชน์ที่เกิดขึ้นจะเกิดโดยตรงต่อตัวผู้ปฏิบัติงานมากที่สุด และเมื่อทุกคนร่วมกันทำก็จะขยายผลไปสู่หน่วยงาน และไปสู่องค์กรในที่สุด
ส1 สะสาง :
ทุกคนต้องการทำงานในสถานที่ทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย ไม่เกะกะ หรือรกรุงรังไม่มีของที่ไม่มีความจำเป็น ไม่มีประโยชน์ในการใช้งานตามปกติอยู่ในบริเวณที่ทำงานประจำวัน เช่น โต๊ะทำงาน การสะสางทำให้มีสถานที่ทำงานกว้างขึ้น มีที่ว่างมากขึ้นกว่าเดิม ทำให้ใช้ประโยชน์จากที่ว่างได้เพิ่มขึ้นการสะสางงานที่คั่งค้างอยู่ไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง ทำให้งานไม่คั่งค้าง ได้ผลงานที่ละเอียดรอบคอบดีขึ้นลดความกังวลหรือความเครียด สามารถส่งงานหรือทำงานได้สำเร็จตามกำหนดเวลา
การสะสางในอีกมุมมองหนึ่ง คือ การสะสางขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น ที่หน่วยงานกำหนดหรือปฎิบัติมานานแล้วจนเกิดความคุ้นเคย โดยแท้ที่จริงแล้วไม่มีประโยชน์อะไร ไม่ช่วยให้คุณค่าของการทำงานดีขึ้น คือ ไม่มี value added ทำให้ผู้รับบริการเสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น บางครั้งการสอบถามผู้รับบริการ หรือเมื่อตนเองเป็นผู้ต้องใช้บริการเอง (โดยเฉพาะการใช้บริการจากหน่วยงานอื่นขององค์กร) จึงจะมองเห็นความรกรุงรังของขั้นตอนนี้ได้ ผู้ทำงานหรือหัวหน้างานต้องสอบถามผู้รับบริการ หรือทบทวนกระบวนการทำงานในหน่วยงานว่ามีอะไรที่สามารถสะสาง ตัดทิ้งหรือปรับปรุงได้ จะทำให้ทำงานได้ง่ายขึ้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ส2 สะดวก :
สิ่งของ อุปกรณ์ รายงาน เอกสารที่มีอยู่ได้จัดเก็บอย่างถูกต้อง มีเครื่องหมายระบุไว้ เมื่อมีผู้นำไปใช้หรือหายไปก็มองเห็นได้ง่าย เมื่อนำกลับมาก็สามารถเก็บไว้ในตำแหน่งเดิม มีระบบค้นหาที่ชัดเจน ง่าย และเป็นที่รู้หรือเข้าใจ ของผู้ร่วมงานทุกคน ทำให้เกิดความรวดเร็วในการค้นหา ไม่ว่าจะเป็นเอกสารหรือสิ่งของที่ต้องการใช้ ทำให้การทำงานหรือการบริการให้กับผู้ใช้บริการทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เกิดความง่ายและสนุกในการทำงานและทำให้ผู้ใช้บริการประทับใจ ความสะดวกในด้านขั้นตอนการรับบริการ บางครั้งหน่วยงานกำหนดให้ผู้รับบริการต้องได้รับความยุ่งยากอย่างมาก เช่น ถ้าลืมนำบัตรของโรงพยาบาลมาจะไม่สามารถติดต่อการใช้บริการได้เลย ทั้งที่ในปัจจุบันนี้ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสามารถใช้ลายนิ้วมือ ใช้ชื่อ นามสกุล ก็สามารถระบุตัวตนทำให้ได้รับบริการได้ตามปกติ หรือทำให้ต้องไปติดต่อหลาย ๆ หน่วยงานกว่าจะได้รับการบริการ ทำให้เกิดความลำบากและเสียเวลาในการเดินหา
หน่วยงาน การทำเครื่องหมาย ป้าย ลูกศรชี้ หรือสัญลักษณ์ที่เข้าใจง่าย มองเห็นได้ง่าย จะช่วยอำนวย
ความสะดวกได้อย่างมาก ถ้าหน่วยงานมองเห็นหรือตระหนักในความไม่สะดวกนี้ การปรับปรุงหรือพัฒนาให้เป็น one stop service หรือลดหน่วยงานที่ต้องติดต่อลงให้น้อยที่สุด ก็จะทำให้สามารถบริการได้ประทับใจผู้รับบริการมากขึ้น ในปัจจุบันความก้าวหน้าของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบintranet ภายในองค์กร สามารถที่จะทำให้ลดการติดต่อในหลาย ๆ หน่วยงานลงได้อย่างมากถ้าศึกษาและนำมาใช้ในองค์กรในสถานที่หลาย ๆ แห่งที่มีผู้มารับบริการมาก เช่น โรงพยาบาล สภาพที่ต้องนั่งคอยโดยไม่รู้ว่าจะได้รับบริการเมื่อใด เป็นระบบที่เกิดความไม่สะดวกต่อ ผู้รับบริการเป็นอย่างมาก ทำให้เสียเวลา เสียความรู้สึกที่ดี ๆ ต่อหน่วยงานได้อย่างมาก การจัดระบบนัดเวลาตรวจหรือแจ้งให้ทราบเป็นระยะ ๆ เวลาเมื่อใดเวลาใดน่าจะเป็นเวลาที่จะได้รับบริการ เป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้ผู้รับบริการไม่ต้องเสียเวลามารอ สามารถวางแผนที่จะทำธุระอย่างอื่นได้
ส3 สะอาด :
ทุกคนช่วยกันดูแลรักษาความสะอาดของสถานที่ บริเวณที่ทำงาน สิ่งของ อุปกรณ์ที่ใช้เกิดความสบายตา ประทับใจต่อผู้ที่มาพบเห็น และในระหว่างที่ทำ ความสะอาด ก็จะสามารถพบเห็นสิ่งผิดปกติหรือผิดพลาดขึ้น สามารถดำเนินการ แก้ไขปรับปรุงให้เป็นปกติได้ง่าย ป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตได้ นอกจากรักษาความสะอาดของหน่วยงานตนเองแล้ว ในระดับหน่วยงานใหญ่ ๆหรือองค์กรก็ไม่ทำให้หน่วยงานอื่นได้รับของเสียหรือทำให้เกิดมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อมหรือชุมชนอีกด้วยความสะอาดอีกมุมมองหนึ่งของโรงพยาบาลหรือสถานที่บริการทางการแพทย์ คือ ความสะอาดที่ปราศจากเชื้อโรค ป้องกันการติดเชื้อจากผู้ปฎิบัติไปยังผู้ป่วย หรือจากผู้ป่วยมายังผู้ปฏิบัติงาน เช่นการล้างเครื่องมือ การทำให้เครื่อง ปราศจากเชื้อ การล้างมือ การสวมปกรณ์ป้องกันการติดเชื้อโรคจากผู้ป่วยมายังผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งเป็นอันตรายต่อสุขภาพของผู้ปฏิบัติงาน ความสะอาดในแง่ของความโปร่งใส สุจริตไม่ทุจริตไม่ว่าวิธีใด ๆ หรือแบบ ใด หรือความสะอาดของจิตใจ ไม่คิดร้าย ไม่อิจฉาไม่ริษยา ไม่ระแวง มีจิตใจ ที่สะอาดบริสุทธิ์ดีงาม ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ตนเองและทุกคนในหน่วยงาน ทำงานอย่างมีความสุขเป็นฐานสำคัญของการพัฒนาให้หน่วยงานและองค์กรก้าวหน้าได้
ส4 สร้างมาตรฐาน :
มีการกำหนดมาตรฐานที่สามารถอ่านหรือศึกษาขั้นตอนหรือวิธีในการทำงาน ทำให้ผลงานที่เกิดขึ้นได้ผลที่ดีถูกต้องตามเกณฑ์ที่ตั้งหรือมุ่งหมายเอาไว้ ทำให้คนในหน่วยงานสามารถ ทำงานทดแทนกันได้โดยทำตามมาตรฐานที่กำหนด ไว้ เมื่อผู้รับผิดชอบหลักไม่อยู่ หรือลา ผู้ที่มาติดต่อขอรับบริการจากหน่วยงาน ไม่ต้องเสียเวลารอคอย ทำให้งานลื่นไหลไปได้เหมือนปกติ ไม่เสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์
สิ่งที่เรียกว่ามาตรฐาน หมายถึงข้อตกลงหรือข้อกำหนดของหน่วยงานโดยมุ่งหวังจะทำให้ผลงานที่เกิดขึ้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด แต่ที่ต้องตระหนักอยู่ตลอดเวลา คือ มาตรฐานเป็นสิ่งที่ท้าทาย ให้ปรับปรุงแก้ไขให้ดีกว่าเดิม ต้องพยายามคิดอยู่เสมอ ๆ ว่าเราทำวิธีอื่น แบบอื่นได้หรือไม่ เพื่อให้สามารถลดคน ลดเวลา ลดขั้นตอน ลดค่าใช้จ่ายและยังคงได้ผลงานที่ดีเท่าเดิมหรือดีมากกว่าเดิม เนื่องจากเรามักจะเคยชินกับการทำงานที่ทำอยู่ ไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง ทำให้เกิดอุปสรรคในการพัฒนาหรือปรับปรุงมาตรฐานมาก การศึกษาจากวารสาร จากการเข้าฟังการประชุมหรือสัมมนาทำให้ได้ความรู้หรือข้อคิดใหม่ ๆ หรือการเปรียบเทียบกับหน่วยงานอื่นที่ดีกว่าเป็นวิธีที่ทำให้เกิดการปรับปรุงเปลี่ยน แปลงมาตรฐานที่เคยทำอยู่ให้ดียิ่งขึ้นได้
ส5 สร้างวินัยหรือนิสัย :
หมายถึงการทำงานตามระบบของ 5ส จนกลายเป็นวิถีชีวิตในการทำงาน หรือเป็นวัฒนธรรมขององค์กร เป็นข้อที่ปฎิบัติให้สำเร็จได้ยากที่สุด การทำ 5ส เป็นครั้งคราว เป็นช่วง ๆ แม้จะมีประโยชน์แต่ก็ไม่ยั่งยืน ความสำเร็จของ 5ส ที่แท้จริงและยั่งยืน คือหน่วยงานหรือองค์กร สามารถทำให้ทุกคนในองค์กรไม่ยอมรับ จนถึงกับทนไม่ได้ต่อความไม่เป็นระเบียบ ความไม่สะอาด ความไม่สะดวก ความไม่มีมาตรฐานของการทำงานในองค์กร ปัจจัยที่จะส่งเสริมการสร้างวินัย ประกอบด้วยนโยบายที่ชัดเจนของผู้บริหารระดับสูง ให้การสนับสนุนและส่งเสริมการทำ 5ส อย่างชัดเจนโดยเฉพาะในด้านของทรัพยากรความเข้าใจและร่วมมือของหัวหน้าหน่วยงาน การมีคณะกรรมการ 5ส จากตัวแทนหน่วยงานที่เข้มแข็งการตรวจประเมินเป็นระยะ ๆอย่างสม่ำเสมอ การประชาสัมพันธ์การจัดการให้ความรู้หรือฝึกอบรมบุคลากร
ในองค์กรทุกระดับทุกหน่วยงานการให้รางวัลเพื่อเป็นขวัญและกำลังใจสำหรับหน่วยงานที่ทำ 5ส ได้ดี/
ประสบความสำเร็จ การเสนอผลการดำเนินงาน 5ส เข้ารับการประเมินจากองค์กรระดับประเทศ คือ Thailand 5S Award จัดว่าเป็นแรงกระตุ้น ที่สำคัญอย่างหนึ่งทำให้มีการตื่นตัว เห็นประโยชน์
และรู้แนวทางที่ถูกต้องมากขึ้นกว่าเดิมเป็นอย่างมาก
นอกจากการทำ 5ส ดังกล่าวมาแล้ว ในหลาย ๆ กรณีก็จะดำเนินการให้มีระบบอื่น ๆ ร่วมด้วย เช่น
- ระบบข้อเสนอแนะ (suggestion system) เพื่อให้ทุกคนในองค์กร ช่วยกัน ร่วมกันค้นหาข้อบกพร่องในการดำเนินงานขององค์กร เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้อง รับทราบและพิจารณา เนินการแก้ไข ในบางกรณีมีการให้รางวัลหรือของขวัญสำหรับผู้ที่ให้ข้อเสนอแนะที่นำไปสู่การพัฒนาที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรในภาพรวมมาก ๆ ระบบข้อเสนอแนะจะทำให้เกิดความรู้สึกว่าเราเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ทำให้เกิดความรักและผูกพันเพิ่มมากขึ้น
- การดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (keizen หรือ co-keizen) และมีระบบการลงทะเบียนหรือรวบรวมการปรับปรุงเป็นหมวดหมู่ แจ้งให้ทุกคนในองค์กรรับรู้ เพื่อที่จะได้ปรับระบบการทำงานให้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลเพิ่มขึ้น
- การประเมินและให้คำแนะนำโดยการถ่ายภาพ (pre and post picturefeedback) ในปัจจุบันเป็นระบบที่ทำได้ง่ายโดยกล้องถ่ายภาพดิจิตอล ซึ่งง่าย ประหยัด และสามารถนำเสนอได้สะดวก เป็นข้อมูลที่ชัดเจน ทำให้หน่วยงานต้องปรับปรุงและเป็นการให้ความรู้หน่วยงานอื่น ๆ เพื่อนำไปปฎิบัติให้ถูกต้อง อีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถแสดงด้วยภาพให้เห็นการทำ5ส ของหน่วยงานที่เป็น best practice
- Visual control, Visual management เป็นการควบคุมด้วยการมองเห็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน คือ ป้ายจราจร เส้นเครื่องหมายจราจร ในการทำงานการนำ visualcontrol มาใช้จะทำให้เกิดความเข้าใจ และสามารถควบคุมการทำงานได้อย่างง่ายที่สุดกว่าวิธีอื่นเช่น ซองยาต่างสีแสดงถึงยา อันตราย ขวดที่ติดสลากสีต่าง ๆ เพื่อแสดงว่ามาจากหน่วยงานใด หรือขวดใด ที่ต้องทำการตรวจอย่างเร่งด่วนหรือฉุกเฉิน การทำเครื่องหมายหรือขีดเพื่อแสดงให้รู้ว่าสารละลายที่ให้ไปได้จำนวนที่ต้องการหรือยังเพื่อให้หยุดหรือเปลี่ยนสารละลายที่กำหนด การติดไฟสีแดงเพื่อแสดงว่ากำลังฉายรังสีหรือถ่ายภาพ รังสีอยู่ห้ามเข้า เป็นต้น
การทำ 5ส มีประโยชน์มากในการทำงานของตัวเราเอง ถ้าทุกคนในองค์กรร่วมใจกันทำองค์กรจะเต็มไปด้วยความสนุก มีความสุขในการทำงาน ส่งผลให้เกิดการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ทำให้หน่วยงานและองค์กรสามารถพัฒนาศักยภาพ รองรับระบบคุณภาพต่าง ๆ ได้ทุกระบบ เช่น Total qualitymanagement (TQM), Hospital accreditation (HA), ISO,Benchmarking, Lean management,Thailand quality award (TQA),
มาตรฐาน ม.อ.ก. 18001 เป็นต้น และพร้อมที่จะพัฒนาจนเป็นองค์กรที่มีความเป็นเลิศ
(Excellence Organization) ต่อไป
Visitors: 569,454
