5 ส ในโรงงาน ส สะสาง
นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส สะสาง
ส สะสาง
คือ การแยกของที่จําเป็นออกจากของที่ไม่จําเป็น และขจัดของ ที่ไม่จําเป็นออกไป
เทคนิคการปฏิบัติ ส สะสาง นั้น ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้กําหนดว่าสิ่งของที่ใช้ หางานประจำวันนั้น ของสิ่งใดจําเป็น ของสิ่งใดไม่จําเป็น โดยสิ่งของจําเป็นคือสิ่งของ ที่เกี่ยวข้องกับผลสําเร็จของงาน
เหตุผลที่จําเป็นต้องทําการสะสาง
มีของไม่จําเป็นอยู่ในที่ทํางาน
โดยทั่วไปเมื่อปฏิบัติงานผ่านไประยะหนึ่งอาจมีสิ่งของไม่จําเป็นสะสมอยู่ ในบริเวณพื้นที่ทํางาน เช่น เอกสารไม่ใช้แล้ว เศษกระดาษ กล่องกระดาษ เมื่อไม่มีความจําเป็นต้องใช้งานแล้ว ก็ควรจะสะสางสิ่งของต่างๆ เหล่านี้ออกจากพื้นที่ปฏิบัติงาน
สูญเสียพื้นที่ในการจัดเก็บ
ถ้าไม่สะสางสิ่งของที่ไม่จําเป็นในการทํางานออกไป ทําให้ต้องหาพื้นที่ในการจัด จัตวาง เมื่อมีสิ่งของเหล่านี้วางกองอยู่มากในพื้นที่ปฏิบัติงาน จะต้อง พนักงานไม่สามารถใช้พื้นที่ของสํานักงานหรือพื้นที่โรงงานเพื่อปฏิบัติงานได้ เต็มประสิทธิภาพ และมีความสูญเสียเรื่องการจัดเก็บสิ่งของเกิดขึ้น
ของหาบ่อยเสียเวลาในการค้นหา
บางครั้งพนักงานที่ปฏิบัติงานในสํานักงานหรือพื้นที่ปฏิบัติงาน อาจหาของหรือเอกสารบางอย่างไม่พบ เนื่องจากขาดระบบการจัดเก็บที่ดีและไม่มีการสะสม เอกสารและสิ่งของที่ไม่ได้ใช้งานออกจากพื้นที่ทํางาน ยิ่งถ้าเป็นสิ่งของหรือ เอกสารสําคัญที่มีความจําเป็นต้องหาให้เจอทําให้ต้องเสียเวลาในการค้นหา นั่นคือความสูญเสียด้านเวลาที่เกิดขึ้น
สถานที่ท่างานคับแคบ
หน่วยงานหรือองค์กรบางแห่งมักกล่าวว่าพื้นที่ปฏิบัติงานในหน่วยงานของตน คับแคบ ความคับแคบที่ว่านี้เกิดจากการมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จําเป็นในการ ทํางานวางอยู่ในพื้นที่ปฏิบัติงาน ทําให้พื้นที่สําหรับการทํางานจริงๆ คับแคบ ไม่สะดวกต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจมีผลต่อความปลอดภัยในการปฏิบัติงานด้วย
ด้วยเหตุนี้การทํากิจกรรม 5ส จึงเป็นสิ่งจําเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ส สะสาง ถือเป็นสิ่งที่สําคัญและพนักงานทุกคนในทุกพื้นที่ต้องร่วมกันสะสางสิ่งของและ เอกสารที่ไม่จําเป็นในการปฏิบัติงานออกนอกพื้นที่ทํางานของตนเอง
ขั้นตอนการปฏิบัติ ส สะสาง
- เริ่มจากแยกสิ่งของในพื้นที่ปฏิบัติงานออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่
• ของจําเป็นในการทํางาน
• ของไม่จําเป็นในการทํางาน
• ของที่ต้องรอการตัดสินใจ
ของจําเป็นในการทํางาน คือ สิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ ซึ่งมีส่วนต่อ ผลสําเร็จของงานที่พนักงานปฏิบัติงานอยู่ และจําเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน อยู่เป็นประจํา จึงควรจัดเก็บจัดวางของเหล่านี้ในบริเวณพื้นที่ปฏิบัติงานหรือ พื้นที่ที่ง่ายต่อการหยิบใช้ โดยต้องคํานึงถึงองค์ประกอบ 3 ประการ คือ รายการ ปริมาณ และสถานที่ โดยรายการ คือ สิ่งของที่จําเป็นนั้นมีอะไรบ้าง และแต่ละ รายการจําเป็นต้องมีในปริมาณมากน้อยเพียงใด สามารถกําหนดจํานวนเป็น มาตรฐานได้ และสถานที่ในการวางหรือจัดเก็บควรอยู่ ณ ตําแหน่งใด
ของไม่จําเป็นในการทํางาน คือ สิ่งของที่ไม่มีความจําเป็นในการทํางานและ สามารถสะสางได้ทันที เช่น เศษกระดาษ เอกสารที่ไม่จําเป็นต้องใช้งาน สิ่งของ เศษเหล็ก เป็นต้น ในการสะสางสิ่งของต่างๆ เหล่านี้สามารถแบ่งวิธีการในการ ดําเนินการออกเป็น
ของไม่จําเป็นในการทํางาน แต่อาจใช้ได้ในภายหลัง คือ ปัจจุบันไม่จําเป็นแต่ในอนาคตอาจมีประโยชน์ สิ่งของประเภทนี้ไม่จําเป็นต้องทิ้ง แต่ควรหา พื้นที่จัดเก็บเพื่อจะได้เก็บไว้ใช้ในอนาคต
ของไม่จําเป็นในการทํางาน ไม่สามารถใช้ได้ในอนาคต จําเป็นจะต้องสะสางออกจากพื้นที่ปฏิบัติงานและหน่วยงาน ถ้าเป็นสิ่งของไม่มีค่าก็ควร สะสางทิ้ง แต่ถ้าสิ่งของนั้นยังพอมีค่าอยู่ เช่น เศษกระดาษ เศษเหล็ก ที่สามารถขายได้ หรือสิ่งของบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอื่น เราสามารถนําไปบริจาคได้ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เก่าที่ไม่ใช้แล้วอาจนําไปบริจาคได้
ของที่ต้องรอการตัดสินใจ อาจเป็นสิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ที่ไม่จําเป็นต้องใช้อีกต่อไปหรือเครื่องจักรอุปกรณ์ที่เสียแล้ว แต่สิ่งของ ดังกล่าวเดิมเป็นสิ่งของที่มีมูลค่าสูง พนักงานที่ปฏิบัติงานหรือใช้งานจึงไม่มีอํานาจ ในการตัดสินใจสะสางสิ่งของนั้น ๆ ได้ จําเป็นต้องให้ผู้บริหารระดับกลาง หรือ ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ตัดสินใจในการสะสาง รวมถึงเอกสารสําคัญบางประเภท ซึ่งไม่จําเป็นต้องใช้งานแล้ว จําเป็นต้องให้ผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติทําลาย
เครื่องมือที่ช่วยในการทํา ส สะสาง “Red Tag” ดังที่แสดงให้เห็นในภาพ
กรณีที่ต้องการสะสางสิ่งของใดในพื้นที่ปฏิบัติงาน แต่ยังไม่สามารถสะสางได้ ทันทีในเวลานั้น อาจติดป้าย “ต้องสะสาง” เพื่อแสดงให้เห็นความตั้งใจว่าจะสะสาง สิ่งของนั้นภายในระยะเวลาที่กําหนด และใครเป็นผู้รับผิดชอบ ซึ่งเป็นเครื่องมือ สําคัญที่ช่วยในการสะสาง
จุดที่ควรให้ความสนใจในการทํา ส สะสาง
- ตู้เก็บเครื่องมือ ควรตรวจสอบว่ามีสิ่งของอื่น ๆ วางปะปนอยู่กับเครื่องมือ หรือไม่ ฉันชักเก็บของ
- ลิ้นชักโต๊ะทํางาน อาจมีสิ่งของไม่จําเป็นในการทํางาน วางปะปนอยู่ .
- ตู้เก็บของ ชั้นวางของ ในตู้เก็บของมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จําเป็นต้องใช้งานสะสมอยู่หรือไม่ .
- ห้องเก็บของ สโตร์ คลังพัสดุ พื้นที่นี้มักมีสิ่งของจากหน่วยงานต่างๆมาจัดเก็บเป็นจํานวนมาก สิ่งของชนิดใดไม่จําเป็นต้องเก็บไว้ควรสะสางออกไป
- เอกสารตามตู้ต่างๆ
- พื้น มุมอับของห้อง มุมอับต่างๆ มักเป็นจุดสะสมสิ่งของที่ไม่จําเป็นจึงควรให้การใส่ใจเป็นพิเศษ
- ภายในและภายนอกตัวอาคาร นอกจากภายในโรงงานและภายในตัวอาคารแล้ว ภายนอกบริเวณรอบๆ โรงงาน ควรได้รับการดูแลเอาใจใส่ ในเรื่องของกิจกรรม 5ส
หัวใจของ ส สะสาง
มีแต่ของที่จําเป็นเท่านั้นในสถานที่ทํางาน
พนักงานควรระลึกเสมอว่าในบริเวณพื้นที่ทํางานนั้นควรมีการดําเนินการ ส สะสาง อย่างสม่ําเสมอและต่อเนื่อง เพื่อให้มีแต่สิ่งของเฉพาะที่จําเป็นในการ ปฏิบัติงาน ของสิ่งใดไม่จําเป็นต้องดําเนินการสะสางออกจากพื้นที่ปฏิบัติงาน
........................................................................
ที่มาของข้อมูล
หนังสือ5ส ของสถานบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ
ส.สะสาง (Organization)
สะสาง หมายถึง การจัดระบบในองค์กร (ทั้งกายภาพและขั้นตอนการทำงาน ให้เกิดความพอดี (ไม่มาก ไม่น้อย)และเกิดความสมดุล เพื่อให้มีเฉพาะสิ่งที่จำเป็น เพื่อลดความสูญเปล่า (สิ่งที่ไม่จำเป็นต่อการทำงาน)
สะสางตรงกับคำว่า Organization ซึ่งหมายถึง การจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ว่า งาน กระบวนการ เครื่องมือ ชิ้นส่งน เอกสาร วัสดุ อุปกรณ์ในแต่ละหมวดหมู่ นั้น มีอะไรบ้าง อะไรมีคุณค่า เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการใช้งาน และอะไรที่ไม่มีคุณค่าหรือมีความสูญเปล่าปะปนอยู่ (สุพัฒน์ เอื้องพลูสวัสดิ์ ,2528) ตัวอย่างของงานที่ไม่มีคุณค่า เช่น การเสียเวลาค้นหาเอกสาร การใช้นานในการตอบข้อร้องเรียนของลูกค้า การใช้เวลานานในการแก้ไขข้อผิดพลาดและเครื่องจักรหยุดทำงานเนื่องจากชำรุด เป็นต้น
สะสาง มักแปลว่า การคัดแยกออก หมายถึง การคัดแยกสิ่งที่จำเป็นออกจากสิ่งที่ไม่จำเป็น เพื่อ่ขจัดสิ่งที่ไม่เป็นจำเป็นออกไป แต่ความหมายนี้ถูกต้องเพียงบางส่วน เพราะการคัดแยกออกไม่ได้ หมายถึง การทำสะสางอย่างสมบูรณ์ แต่จะต้องคัดแยกออกแล้วได้สิ่งที่จำเป็นและพอดี นอกจากนี้ การจัดระบบในองค์กรไม่ได้ หมายถึง การคัดแยกออกเพียงอย่างเดียว แต่ยังหมายถึง การจัดหาเพิ่มเติม สิ่งที่จำเป็นต้องขจัดออก ส่วนที่จำเป็นแต่ยังไม่มี ตัองจัดหาเพิ่ม
ในชีวิตจริง การทำ 5ส ไม่ง่าย จำเป็นต้องทำด้วยความตั้งใจ
คำคม
จำเป็น ไม่ใช่ ใช้ได้ หรือใช้ไม่ได้
จำเป็น ไม่ใช่ อยากมี หรือ ไม่อยากมี
จำเป็น ไม่ใช่ ควรมี หรือไม่ควรมี
จำเป็น ไม่ใช่ สำคัญ หรือไม่สำคัญ
จำเป็น คือ ขาดมันแล้ว ทำงานไม่ได้
จำเป็น ทำให้เกิด ความพอดี
จำเป็น ทำให้ไม่เกิด ความสูญเปล่า
ความพอดี ทำให้เกิด ความสมดุล
ความสมดุล ไม่ทำให้เกิด การสะสม
